Wstęp
Naszą motywacją do napisania poniższego tekstu były doświadczenia z konferencjami naukowymi z ostatnich lat. Obok zadowolenia i satysfakcji z uczestnictwa często pojawiało się rozczarowanie i niedosyt. Właśnie te ostatnie odczucia motywowały nas do zorganizowania konferencji „Poprawność polityczna w sferze publicznej i edukacji”, która odbyła się w Toruniu w grudniu zeszłego roku[1]. Choć trudno tu, a z pewnością nie wypada samemu, mówić o sukcesach, to ponad wszelką wątpliwość warto podzielić się ogólną refleksją i wynikiem tego naszego szczególnego eksperymentu.
U podstaw naszego działania leży pewne doświadczenie konferencyjne (w moim wypadku ponad 20 wystąpień – tylko w ciągu ostatnich 2 lat –F.N.) i odczucia oraz obserwacje, nierzadko krytyczne dotyczące tych przedsięwzięć. Nie ma prawdziwszej i sensowniejszej formy konstruktywnej krytyki jak próba zrobienia samemu czegoś z czym, naszym zdaniem, mają problem inni. Z oczywistych względów nasze obserwacje, uwagi i refleksje ograniczone są do pola naszych dyscyplin – pedagogiki i socjologii, a w szerszym ujęciu nauk społecznych i humanistycznych.
Na samym początku należy zaznaczyć, że przygotowując nasz kongres[2] nie zawsze wymyślaliśmy nowe rozwiązania, pewnie nie stworzyliśmy niczego zupełnie nowego. Część to „patenty” podejrzane na konferencjach zagranicznych. Z pewnością odkrycia, których nie kopiujemy od innymi, też mają „charakter osobisty” – czyli już ktoś, gdzieś i kiedyś to wymyślił (i najpewniej zastosował), tylko my o tym nie wiemy. Jak pisała klasyk – Margaret Boden są to „odkrycia typu P”. Jedyne co może być tu nowe, to połączenie tych wszystkich elementów w oryginalną, skuteczną formę organizacyjną.
Nie zawłaszczamy także recepty na sukces – nie wszystko nam się udało, co obiektywnie relacjonujemy. Widzimy pole do propagowania dobrych rozwiązań, które poprawią jakość naszych konferencji.
Część I – Grzechy
Grzech pierwszy – Bezrefleksyjny nabór
Ileż to razy zdarzyło się, że słuchając wystąpień na konferencjach zachodziliśmy
w głowę co my tu właściwie robimy, a tak naprawdę nie my tylko ten referent i jego wykład. Podstawowe problemy, które często napotykamy, są dwa: marny poziom wystąpienia oraz brak związku z tematem konferencji. W takim wypadku całkowitą odpowiedzialność za zaistniałą sytuację wydają się ponosić organizatorzy spotkania.
Od lat coraz powszechniejsza staje się w Polsce tendencja do organizowania konferencji „przez listonosza” – co oznacza, że nadesłanie zgłoszenia równa się wystąpieniu. Twórcy kongresów, wydaje się, zupełnie zapomnieli o selekcji zgłoszeń i odeszli od tej prkatyki. Skutkiem tego jest częsty bałagan w tematach i obniżony poziom całego przedsięwzięcia.
Znane są przyczyny takiego stanu rzeczy. Po pierwsze to niewystarczający wysiłek
i przyzwyczajenie do takiej strategii. Selekcja wymaga zebrania wystąpień, lub choćby abstraktów, odpowiednio wcześniej. Należy je przeczytać, ocenić i o rezultatach zawiadomić. To wysiłek – zdaniem wielu – zbędny.
Po drugie, i istotniejsze, to obawa, przed odrzuceniem kogoś, czyli ryzykiem utraty uczestnika (i pieniędzy z jego wpisowego). Trudno powiedzieć komuś wprost: twój referat się nie nadaje – licząc się z utratą pieniędzy i reakcją samego zainteresowanego. Niestety często frekwencja – ilość – wygrywa z jakością.
Wydaje się, że już dawno zapomniano o tym, że organizacja konferencji to coś więcej niż rozesłanie zaproszeń i rezerwacja sali. To także, jeśli nie przede wszystkim, skomponowanie spójnego i wartościowego programu.
Przykładem dobrej praktyki są tu, choćby hiszpańskie konferencje realizowane w cyklu ICERI, gdzie nieodzownym warunkiem uczestnictwa jest zaakceptowanie przez radę naukową konferencji przesłanych abstraktów wystąpień. Pomimo selekcji konferencje te regularnie gromadzą po kilkuset uczestników. Innym rozwiązaniem, stosowanym niegdyś na toruńskich „Konferencjach wizualnych” było zlecanie uczestnikom bardzo konkretnych tematów do przygotowania. Taka strategia gwarantowała skupienie wszystkich wystąpień w podobnej osi tematycznej
Grzech drugi – Bezkrytyczne hołdowanie pomnikom
Nie ma nic złego w docenianiu i podkreślaniu zasług tych, którzy mają wkład
i osiągnięcia na polu dyscypliny, której i my się oddajemy. Tak było jest i być powinno. Problem pojawia się wówczas, kiedy hołdowanie postaciom znaczącym odbywa się kosztem rozwoju samej dyscypliny. Pewnym częstym zjawiskiem jest, że jeśli poddamy, nawet pobieżnej, analizie program spotkania, to okaże się, że kolejność wystąpień ustawiona jest według tytułów i stopni naukowych referentów. Od najwyższego do najniższego. Zaczynają profesorowie zwyczajni, kończą magistrzy, doktoranci i studenci. Taki porządek często uprawdopodabnia zachowanie jakości (bo za tytułem idzie doświadczenie i poziom wystąpienia), ale nie zawsze tak się dzieje. Zdarza się, że ciekawe i dobre tematycznie wystąpienia przepadają gdzieś tuż przed przerwą (nierzadko skracane), bo wcześniej, często nie na temat, wypowiadali się „starsi”. Kiedy zapytać, osoby odpowiedzialne, dlaczego tak się dzieje, to najpewniej usłyszymy, że nie wypadało, aby profesor występował po doktorancie.[3]
Hołdowanie pomnikom ma jeszcze jedną, bardziej irytującą formę. Przyjmuje ona postać niekończących się, rozwleczonych w czasie inauguracji, w trakcie których „wszyscy święci” powinni zabrać głos. Każdy z nich czuje się też w obowiązku wygłosić minireferat. Wszystko to zabiera czas, nie przynosi też w zasadzie żadnego wkładu w jakość całości. Należy bardzo precyzyjnie wyznaczyć granicę między konieczną kurtuazją i oczywistą kulturą, a czczeniem tytułów i pozycji bez względu na ich faktyczną wagę.
Wniosek jest oczywisty, ma wręcz charakter truizmu – niech o miejscu w programie,
i jednocześnie na mównicy, decyduje pomysł na wystąpienie i dobro konferencji, a nie liczba znaków przed nazwiskiem.
Bardzo odważnie i w sposób pozbawiony kompleksów problem „hołdowania pomnikom” został rozwiązany na gnieźnieńskich konferencjach z cyklu „Popkultura
i społeczne kształtowanie tożsamości”. Tam inauguracja ma charakter wyłącznie symboliczny, po czym następują wystąpienia. Sekcje, obrady układane są tematycznie, tak aby tematy harmonijnie się za sobą łączyły. Sprawia to, że osoba referenta i jego tytuły ma znaczenie drugorzędne wobec zaproponowanego tematu.
Grzech trzeci – Kosztowność
Konferencja, jej organizacja, a co za tym idzie udział w niej, nie muszą być drogie –
a często są. Skutki tego są oczywiste – mniej uczestników. Mniej młodszych pracowników nauki. Mniej samych spotkań. Czasami odbywa się to kosztem standardu konferencji.
Widać tu dwie zasadnicze przyczyny. Pierwsza – nieporadność. Organizatorzy nie potrafią wyszukiwać tańszych alternatyw dla umiejscowienia konferencji, materiałów, noclegów itd. Z relacji wiemy także, że zwykłe negocjacje (jeśli ktoś woli – targowanie) to czynność, którą się brzydzą. Rzadkością jest udział w przedsięwzięciu sponsora. Idąc drogą na skróty, przetartymi ścieżkami – przepłacają, koszty przenosząc na uczestników.
Drugi powód to zachłanność jednostek naukowych i osób odpowiedzialnych za zorganizowanie spotkania. Nie ma żadnego innego wytłumaczenia dla tego, aby dwudniowa konferencja organizowana przez prowincjonalną uczelnię we własnej sali wykładowej, przy kanapkach i kawie, kosztowała 500 zł. od uczestnika. Gdzie samemu należy postarać się o nocleg, lub skorzystać z pokoju w akademiku za 150 zł za noc[4]. Część uczelni, wydziałów uznała, że to może być niezłe źródło dochodów, przekraczając tym samym przyzwoitą granicę zysku na rzecze prymitywnej pazerności.
Przykładem zachowania umiaru rozsądnej kalkulacji może być organizowana przez UKSW konferencja „Świat Internetu”. Wprawdzie organizowana ona była na terenie uczelni, ale organizatorzy zapewnili, obok interesujących obrad, materiały konferencyjne i bufet. Udział był stosunkowo niedrogi i wynosił tylko 100 zł. Niestety takie warunki to rzadkość.
Grzech czwarty – Niepunktualność
W zasadzie mantrą osób przewodniczących konferencjom jest: prosimy
o uszanowanie przysługującego czasu wystąpienia. Bodaj na każdej konferencji, w której uczestniczymy są poślizgi. Winnych tego stanu rzeczy jest aż trzech.
Po pierwsze to sami referujący, którzy wydają się mieć w absolutnej pogardzie przysługujący im czas. Aby zmieścić się w wyznaczonych ramach należy przygotować odpowiedni referat, to znaczy, ma odpowiadać potrzebom tej konferencji, a referent winien przestrzegać obowiązujących na niej zasad. Nie może być to przygotowany do publikacji tekst, który ktoś postanowi zaprezentować bez skrótów. Nie warto nawet wspominać, że trzeba czasem powiedzieć tekst przed lustrem, tak na próbę, ale kto dziś o tym pamięta[5]…
Zdarza się, że występujący traktują wejście na mównicę jako swój czas, nie zamierzając oddawać głosu do momentu, aż powiedzą wszystko, co chcieli. Czasem działa to jak odwetowe perpetum mobile. Zabrali mój czas na wystąpienie – zabiorę i ja.
Drugi winny to organizator – prowadzący sesję. Wiele wskazuje na to, że nie ma
w naszej kulturze akademickiej determinacji do tego aby z całą konsekwencją wymagać dyscypliny czasowej. Kiedy już ktoś mówi, referuje, zazwyczaj nie przerywa się, nie odbiera głosu. Nie ma też skutecznych sensownych technik informowania o pozostałym czasie[6]. Może to błąd, bo skutkuje to na przykład tym, że na ostatnich 3 referentów zostaje na przykład 12 minut[7].
Szczególnie irytujący są tu także ci prowadzący sesje, którzy czują się w obowiązku podsumowywania wystąpień. Głoszenia, co referat, swoich mini-referatów. Opowiadania barwnych anegdot i realizację własnych pasji narracyjno-konferansjerskich – wszystko kosztem czasu uczestników.
Ostatni winni to słuchacze. Przyjęło się żądać po każdym referacie dyskusji. Czasami przyjmuje ona formę „pytań”. Tu można z pewnością zakładać, że zawsze znajdzie się osoba, która w ramach „pytania” wygłosi swoje kilkuminutowe a propos credo, zupełnie zapominając o znaku zapytania na końcu. Długie dyskusje nie mają, raczej, sensu w trakcie sesji. To referaty są wymianą poglądów. Mogą temu służyć kuluary. Jeśli czegoś nie przedyskutujemy w 7 minut (a pewnie w tym czasie to się nie uda) to i 57 nie będzie wystarczające do uzyskania satysfakcji. Pytania powinny służyć rozwianiu wątpliwości dotyczących samego referatu, a nie są czasem przeznaczonym na zazwyczaj jałowe
i niedokończone, dysputy.
Tak długo jak od wszystkich trzech podmiotów nie będziemy wymagali, egzekwowali
i pomagali w zachowaniu dyscypliny czasowej, tak długo pojęcie czasu będzie mocno abstrakcyjne w odniesieniu do konferencji.
Co bardzo istotne, tak nie musi być. Bodaj na żadnej z konferencji zagranicznych
w których zdarzyło nam się uczestniczyć, niepunktualność, przekraczanie czasu nie stanowiły istotnego problemy. Powyższe „przewinienia” stanowiły absolutnie marginalny odsetek i nie wpływały w jakikolwiek znaczący sposób na przebieg obrad. Podobnie z rolą przewodniczących, którzy dbali jedynie o sprawny przebieg spotkań, postrzegając swoją funkcję jako raczej techniczną czy organizacyjną.
Grzech piąty – Brak reklamy
Zdumiewająco duża część wydarzeń naukowych przechodzi bez echa dlatego, że nie udaje się organizatorom dotrzeć do osób zainteresowanych. Skutki tego bywają tragikomiczne i często na konferencjach przychodzi obradować w gronie 25 osób, albo sekcja liczy 4 osoby, z czego 3 to referenci[8]. Zupełnie pomijając kwestie prestiżu i przesłanki ekonomiczne, to taki kongres zupełnie nie spełnia swojej podstawowej funkcji. Tylko w sposób umiarkowany jest amboną, agendą wiedzy i agorą wymiany doświadczeń. Ponadto nieudana konferencja, z rozczarowująco małą liczbą uczestników, jest/może być dla organizatorów źródłem frustracji i zniechęcenia do innych inicjatyw.
Niestety w rzeczywistości umasowionej edukacji wyższej – blisko 2 miliony studentów – i co się z tym wiąże mnogości szkół wyższych, wysiłek podejmowanych działań reklamowych jest koniecznością. Prawdopodobnie przykrą, nie licującą z misją akademii, ale niezbędną. Niestety nader często jest to działanie lekceważone i zaniedbywane. Środowisko jest liczne jak nigdy, dość słabo zintegrowane, co za tym idzie chyba tylko działania
o charakterze stricte marketingowym, reklamowym mogą gwarantować należytą informację o wydarzeniu i co za tym idzie – frekwencję.
Nie zawsze musi się to wiązać z kosztami. W Internecie działa co najmniej kilkanaście portali funkcjonujących na zasadzie bazy konferencji, gdzie organizatorzy mogą taką informację zamieścić za darmo. Podobnie działania mailingowe, jeśli poświęci się czas na zbudowanie bazy. Krokiem trudniejszym, bywa że angażującym finanse, jest zamieszczanie informacji w czasopismach branżowych, na ich stronach www. Za to coraz mniejsze ma znaczenie wysiłek rozsyłania zaproszeń pocztą tradycyjną. Imienne zaproszenia są bardzo kosztowne i nie zawsze gwarantują sukces, zaproszenia „na instytucje” bardzo często grzęzną w opieszałości sekretariatów.
Tu za przykład można stawiać organizatorów konferencji tureckich. Jakkolwiek ich poziom, jakość jest różna, to działania reklamowe bardzo intensywne, i skuteczne. Wystarczy raz wziąć udział w którejś z tureckich konferencji, bądź wysłać wiadomość z pytaniem
o jakieś wydarzenie. Skutkuje to bardzo częstymi informacjami o kongresach organizowanych przez uczelnie znad Bosforu, nierzadko wielokrotnymi. Podobnie rzecz się ma z obecnością – dużą – na międzynarodowych portalach konferencyjnych. Co istotne zaproszenia i informacja zazwyczaj kierowane są imiennie.
Grzech szósty – Śmieciowe publikacje
Od jakiegoś czasu, dokładnie od kiedy wydawanie publikacji stało się łatwiejsze, prawie wszyscy organizatorzy konferencji postawili sobie za cel wydawanie owoców
w postaci publikacji pokonferencyjnych. Te bardzo często, jako całość, nie przedstawiają dużej wartości naukowej.[9]
Po pierwsze tego typu publikacje bywają bardzo niespójne i nierówne. Wciąż nie zawsze teksty te są poddawane rzetelnym recenzjom i pracom redakcyjnym. Podobnie jak na konferencje przyjmuje się prawie wszystkich, którzy złożą akces, tak i do publikacji przyjmuje się wszystkich zgłaszających. Teksty bardzo znacząco się od siebie różnią, tak tematyką – odbiegającą od zagadnień konferencji – jak i poziomem, długością, „naukowością”, itd. Skutkiem takiego stanu rzeczy, jest zalew bibliotek publikacjami konferencyjnymi o wartości makulatury.
Drugim powodem słabości takich publikacji jest to, że nie są ono objęte systemem punktacji parametrycznej, co w praktyce skutkuje tym, że nie liczą się do dorobku. To znowu przekłada się na ich poziom. Czasem organizatorzy próbują sobie z tym radzić traktując publikację pokonferencyjną jako rozdział w podręczniku lub monografii. Takie rozwiązanie ma swoje istotne wady. Minimalna objętość rozdziału, to objętość jednego arkusza wydawniczego[10], co oznacza minimum 22 strony znormalizowane. Tak znaczna objętość sprawia, że publikowany teksty mają już mało wspólnego z wystąpieniem, w odniesieniu treści. Mocno też ogranicza liczba możliwych do publikacji tekstów. A wszystko to dla … 3 punktów.
Tu kolejny raz warto odnieść się do rozwiązania praktykowanego zagranicą. Konferencje z cyklu INTED odbywające się w Walencji za swój produkt końcowy przyjmują płytę CD z pełnym tekstem wszystkich wystąpień. Owa specyficzna publikacja jest bardzo niedroga i prawie nie wymaga zabiegów redakcyjnych. Płytę taką otrzymują tylko uczestnicy
i organizatorzy w żaden sposób nie aspirują do tradycyjnych publikacji. Co ciekawe do materiałów konferencyjnych załącza się także egzemplarz współpracującego czasopisma, niejako z zachętą, sugestią do publikowania na jego łamach.
Grzech siódmy – Nieprzystosowana infrastruktura
Pomimo tego, że infrastruktura konferencji, czyli warunki obrad, nie mają dużego znaczenia dla jej wartości, to mają ogromne znaczenie dla komfortu recepcji konferencyjnych propozycji. Warto więc w tym punkcie wskazać kilka pojawiających się problemów. Bardzo często organizatorzy wychodzą z założenia, że jeśli pomieszczenia zaspokajają dydaktyczne potrzeby uczelni, to pewnie sprawdzą się także jako pomieszczenia do obrad konferencyjnych. Błąd.
Jakże często spotyka się problemy z nagłośnieniem – i to w odniesieniu do osób referujących, jak i do publiczności. Dobre nagłośnienie tej ostatniej jest jednym z warunków sprawnego przebiegu części poświęconej pytaniom/dyskusji. Podobne problemy spotyka się z wyświetlaniem prezentacji multimedialnych. Brak możliwości zdalnego sterowania nimi, niekompatybilność formatów, długie „przełączanie” urządzeń. Bodaj wszystkim tym problemom można zaradzić poprzez staranne przygotowanie i przygotowane odpowiednio wcześniej informacje dla uczestników.
Znacznie większym problem stanowi konieczność obradowania w zbyt małych lub zbyt wielkich pomieszczeniach (jak aule, kina, gdzie przychodzi dyskutować 20 osobom). Pewnymi oczywistymi podstawami powinno być organizowanie poczęstunku w miejscu do tego przystosowanym – niekoniecznie w korytarzu między toaletami i portiernią. Ważne jest też takie rozmieszczenie sal, aby łatwo było do nich trafiać, bez konieczności pokonywania 600 m i 60 schodów.
Pewnym rozwiązaniem tych problemów jest organizowanie spotkań naukowych
w wyspecjalizowanych do tego centrach kongresowych. Tu jednak trafia się czasem na niezrozumiały upór (władz uczelni, uczestników, przywiązanych do „akademickości”) i bariery finansowe, z którymi organizatorzy nie zawsze potrafią sobie poradzić.
Z dość oczywistych względów problemów z infrastrukturą nie spotykamy na konferencjach organizowanych w centrach kongresowych – ale zazwyczaj mogą sobie na to pozwolić wyłącznie największe, dysponującym największym zapleczem finansowym, konferencje. Nie musi być to jednak regułą. Chlubnym wyjątkiem może być chociażby konferencja „Osoba z niepełnosprawnością we współczesnej rzeczywistości społecznej”. Zorganizowana ona została w niewielkiej sali, auli uniwersytetu UMK – Collegium Maximum, gdzie możliwe stało się połączenie kameralności z godnymi warunkami obradowania
i komfortowymi kuluarami.
Część II – Rozwiązania
Najprostszym sposobem uniknięcia pułapek związanych z organizowaniem kongresów naukowych jest podjęcie działań uprzedzających ich wystąpienie. Te nieodzownie winny być związane z refleksją nad koncepcją merytoryczną kongresu i rozwiązaniami organizacyjnymi. Okazuje się, że „przetarte szlaki” w postaci powielania schematów
w zakresie rozwiązań organizacyjnych, mogą obniżać czujność i poziom krytyczności
w sytuacji podejmowania nowych wyzwań.
W przypadku realizacji konferencji „Poprawność polityczna…” postanowiliśmy zastosować inne podejście. Miało być ono nacechowane refleksyjnością połączoną
z krytyczną analizą doświadczeń własnych związanych z uczestnictwem w kongresach naukowych – to z jednej strony. Z drugiej zaś strony oparliśmy się na nierzadkich doświadczeniach w roli współorganizatorów tego typu przedsięwzięć. Wcześniejsze doświadczenia miały charakter wglądów częściowych, charakteryzujących się subiektywnością doświadczeń i przede wszystkim cząstkową odpowiedzialnością. Refleksyjność i krytyczność, w połączeniu z przyjęciem całkowitej odpowiedzialności wiążącej się z realizacją własnej konferencji, poskutkowały określeniem „słabych punktów” tego typu projektów. Przyjęły one postać tytułowych „7 grzechów głównych”.
Każdy ze wskazanych „grzechów” rozpatrywaliśmy w kategorii zadań do realizacji, szukając możliwie prostych rozwiązań. Poniżej przedstawiamy zaproponowane pomysły, które przechodziły „próbę ognia” i stanowiły podstawę do późniejszego formułowania wniosków.
Rozwiązanie pierwsze i drugie – Refleksyjny nabór i niehołdowanie pomnikom
Przyjęliśmy, że podstawowym obowiązkiem organizatorów konferencji jest wskazanie przestrzeni merytorycznej, swoistego axis mundi. Zagwarantowanie gościom możliwości wzięcia udziału w wydarzeniu naukowym o satysfakcjonującej jakości leży po stronie organizatorów. Mechanizmów budujących ową jakość może być kilka. Jasne sprecyzowanie kryteriów, „trafione” zaproszenia. Jednak za najważniejszy mechanizm budujący ową jakość uznaliśmy potrzebę selekcji, na wzór najlepszych i najbardziej prestiżowych czasopism naukowych.
Refleksyjny nabór uczestników zaczyna się już w momencie planowania wydarzenia. W naszym przypadku przyjęliśmy założenie optymalnej i maksymalnej liczby uczestników. Już na tym etapie byliśmy świadomi konieczności dokonania selekcji materiałów, które będą nadsyłane przez osoby chcące wziąć udział w konferencji. Liczba uczestników w najprostszy z możliwych sposobów określa wielkość konferencji i jednocześnie pozwala na szacowanie kosztów jej realizacji.
Wszelkie informacje dotyczące wymogów stawianych osobom zainteresowanym zostały umieszczone na witrynie internetowej konferencji[11]. Warto zauważyć, iż zasady te były proste, jednoznaczne i niezwykle czytelne. Stwierdziliśmy, że jako organizatorzy mamy pełne prawo wpływania na kształt konferencji. Tutaj również znalazły miejsce regulacje pozwalające przyjmować lub odrzucać składane propozycje wystąpień.
Nadsyłanie zgłoszeń uczestnictwa w konferencji powiązane było z koniecznością wypełnienia i przesłanie droga elektroniczną kwestionariusza. Osoby zgłaszające się, deklarowały chęć udziału biernego, bądź czynnego. Zgłoszenie referatu wymagało zamieszczenia w formularzu jego abstraktu. Udział w sesji posterowej możliwy był po podaniu tytułu wystąpienia/pracy[12].
Nad abstraktami toczyła się dyskusja, były one poddawane ocenia, a następnie przydzielane do grup tematycznych. Ostatecznie przyjęliśmy konwencję dwóch równolegle prowadzonych sekcji, skupionych wokół aspektów teoretycznych i praktycznych. Sekcje,
z uwagi na liczbę prezentacji, miały być prowadzone w dwóch sesjach, poprzedzanych sesjami posterowymi. Zapoznanie się z treścią referatów i wstępne ułożenie ich w grupach, sekcjach i sesjach pozwoliło oblec szkielet konferencji w ciało planowanych wystąpień. Kolejnym krokiem było przesłanie tego planu wraz z abstraktami członkom Rady Naukowej konferencji. Mieli on prawo zgłaszać swoje uwagi, część z tego prawa skorzystała – ten zabieg był niejako kolejnym etapem selekcji.
W praktyce okazało się, że na tym etapie odrzuconych zostało około trzydzieści procent nadesłanych zgłoszeń. W kilku przypadkach zaproponowaliśmy udział w odmiennej, niż pierwotnie zgłaszana, formie aktywności. Kilka osób zostało poproszonych o udział w sesji posterowej, a kilka zaproszonych do udziału w sesjach referatowych.
Dopiero uzyskanie akceptu[13] pozwoliło na realizację kolejnego etapu. Zgłaszającym się osobom przekazaliśmy informację o przyjęciu zgłoszenia do udziału w sekcji referatowej lub posterowej. W przypadku braku możliwości dopuszczenia do wystąpienia, podtrzymywaliśmy zaproszenia do udziału biernego w konferencji. Z uwagi na fakt, iż konferencja kierowana była również do młodszych stażem naukowców, związanych
z różnymi dyscyplinami naukowymi, założyliśmy, że brak automatycznego akceptu dla proponowanych wystąpień może przysłużyć się refleksji ich autorów, w zakresie możliwych powodów takiego stanu rzeczy. Przyjęliśmy, że jest niezwykle istotne, a przy tym
i pedagogiczne, by jakość budować w oparciu o tym podobne doświadczenia.
Na samej konferencji do minium ograniczyliśmy wystąpienia inaugauracyjne, otwierające wydarzenie[14]. Także krótki wgląd w program udawadnia, że panuje tam “bałagan” w odniesieniu to tytułów i stopni naukowych. To pośrednio dowodzi faktu, że nie one decydowały o porządku obrad, a decydowała o nim selekcja.
Rozwiązanie trzecie – Nie-kosztowność
Pięć miesięcy dzieliło moment ogłoszenia konferencji od jej realizacji. Dystans ten pozwolił wypracować i stworzyć odpowiednie mechanizmy oraz przedsięwziąć kroki, które pozwolą na utrzymanie stosunkowo niskiej odpłatności za uczestnictwo w wydarzeniu, przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiego standardu konferencji. Odpowiednie strategie
w odniesieniu do poszczególnych elementów, a co za tym idzie całościowych kosztów związanych z realizacją konferencji, pozwoliły na samofinansowanie przedsięwzięcia.
Pierwszym krokiem było zaplanowanie czasu trwania konferencji na jeden dzień.
U podstaw tej decyzji leżała analiza spotkań, w których uczestniczyliśmy. Ustaliliśmy, że największą wartością tego typu kongresów jest sposobność prezentacji własnych przemyśleń, dyskusje i możliwość publikowania. Przyjęliśmy, iż pozostałe punkty programów konferencyjnych, jakkolwiek miłe, w istotny sposób nie przyczyniają się do podnoszenia wartości tych wydarzeń.
Realizacja konferencji w ciągu jednego dnia oznacza możliwość wynajmu centrum konferencyjneg na krótszy czas, co oznacza również mniejszą liczbę przerw kawowych, w tym konkretnym przypadku jeden, aczkolwiek elegancki obiad w formie bufetu. Z drugiej strony znika konieczność opłacania kolacji i śniadań… W połączeniu z odpowiednio szybko dokonywanymi rezerwacjami i negocjacjom cen, udało nam się uzyskać bardzo dogodne warunki finansowe tej części przedsięwzięcia. Dzięki wyżej zaprezentowanym staraniom
i założeniom udało się zorganizować całość przedsięwzięcia w centrum konferencyjnym Hotelu Filmar w Toruniu.
Zorganizowanie konferencji w środkowej części dnia (w godzinach 9-15), dało szansę sporej części uczestników na dojazd na miejsce obrad rano i wyjazd po ich zakończeniu, czyli w tym samym dniu. W przypadku zaś osób przyjeżdżających z daleka, przekuwało się to na możliwość zmniejszenia liczby noclegów do adekwatnego minimum – jednego, a tylko
w nielicznych przypadkach dwóch noclegów. W odniesieniu do udogodnień związanych z tą kwestią wspomnieć należy możliwość wcześniejszej rezerwacji miejsca nnoclegowego. Na specjalnych warunkach – w postaci zniżki wynegocjowanej przez Organizatorów – w jednym z dwóch hoteli o zróżnicowanym, chociaż wciąż przyzwoitym standardzie, różniących się ceną, co oczywiste[15]. Usytuowanie obu miejsc hotelowych blisko ścisłego centrum miasta stanowiło naturalną zachętę do chociażby krótkiego spaceru po przepięknej, toruńskiej Starówce.
Elementem służącym szybkiemu i wczesnemu pozyskiwaniu uczestników było zróżnicowanie kwot “wpisowego” w zależności od czasu zgłoszenia udziału. Według oczywistej zasady im szybciej następuje zgłoszenie, tym mniej się płaci. Opłata wynosiła 160 zł we wczesnym terminie, 185 zł w standardowym i 235 zł w przypadku późnej rejestracji. Terminy zgłoszeń i odpłatności z nimi związane rozłożone były mniej więcej co miesiąc, przy czym ogłoszenie samej konferencji przypadło na ponad pięć miesiący wcześniej niż data konferencji, co dawało szansę przemyślenia problematyki i zaplanowania uczestnictw w tym wydarzeniu. Jednocześnie zadbaliśmy, by najwyższa kwota opłaty udziału w konferencji wciąż pozostała niewygórowaną.
Obniżenie opłaty konferencyjnej było możliwe również z innych względów. Wskazać tutaj można ograniczenie kosztów reklamy do absolutnego minimum, poprzez wykorzystanie cyfrowych mediów – zostanie to omówione szerzej w dalszej części. Podobnie jest
w kwestiach przygotowywania poszczególnych artykułów promocyjnych. Odpowiednio długi czas w połączeniu z posiadanymi umiejętnościami, pozwoliły nam na wykonanie projektu strony internetowej, logo konferencji, a także przygotowanie materiałów konferencyjnych do druku wraz z zaprojektowaniem zwyczajowych gadżetów. Przyjmując, iż rynkowa wartość tego typu usług jest wysoka[16], uzależniona od czasu, wielkości, nakładu i innych aspektów technicznych, uzyskaliśmy duże zmniejszenie kosztów. Wszystko dzięki pracy własnej, przy zachowaniu wysokiego poziomu estetyki i jakości oraz graficznej spójności wszystkich materiałów konferencyjnych i strony wizualnej przedsięwzięcia.
Naturalnym koleją rzeczy była konieczność druku i wytworzenia części materiałów konferencyjnych i zwyczajowych gadżetów. Okazało się, że standardowe procedury skazują organizatorów konferencji na korzystanie z usług wydawnictw uczelnianych, które nierzadko są drogie i działają wolno. Rynkowa rzeczywistość okazała się inna – przede wszystkim konkurencyjna cenowo, bardziej różnorodna i bezkonkurencyjna jeśli idzie o czas realizacji druku i dostarczenia gotowych materiałów[17].
Wysokie koszty uczestnictwa w konferencjach utrudniają lub odbierają możliwość uczestniczenia w nich wszystkim potencjalnie zainteresowanym – najczęściej młodszym przedstawicielom nauki. Utrudnienia formalne stoją niejako w sprzeczności z naturą ludzi, którzy w sytuacji konieczności kierują się kreatywnością w rozwiązywaniu konkretnych zadań. W sytuacji gdy obniżaniu kosztów nie towarzyszy obniżanie poziomu konferencji, a jednocześnie zwiększa się jej dostępność.
Rozwiązanie czwarte – Punktualność
W koncepcji naszego kongresu, czas poświęcony na wystąpienia uczestników był precyzyjnie określony, a prezentacje i ich kolejność starannie zaplanowane. Uwzględnieniono przerwy kawowe, połączone z sesjami posterowymi, jak i pozostałe – nie mniej ważne – części konferencji.
W naszym założeniu, konferencja miała się wyróżniać swoim modularnym charakterem. Dawał on uczestnikom możliwość budowania własnej ścieżki konferencyjnej
i wysłuchania wystąpień, których treścią byli najbardziej zainteresowani. Wyznaczyliśmy precyzyjne godziny każdej prezentacji, zapewniliśmy możliwość swobodnego poruszania się pomiędzy salami obrad w taki sposób, aby nie przeszkadzać referentom i publiczności. Planowanie ścieżki było też możliwe dzięki krótkim informacjom o treści każdego
z wystąpień, zamieszczanym w broszurze konferencyjnej. Ponadto, personel konferencyjny – w osobach naszych studentów – pomagał na bieżąco wyjaśniać wszelkie kwestie typu: „kto”, „co” ‚”gdzie” i „kiedy”. Wbrew pozorom dublowanie informacji, w sytuacji dynamicznych zmian, okazywało się bardzo potrzebne. Podkreślić należy, iż do takiego sposobu uczstnictwa w kongresie wszyscy uczestnicy byli zapraszani i namawiani już od momentu ogłoszenia konferencji – w informacjach ogólnych i zasadach szczegółowych regulujących przebieg wydarzenia. Informowaliśmy tam o możliwości przemeszczania się między sekcjami w trakcie ich trwani, udostępnialiśmy palny i porządki obrad. Przestrzeganie dyscypliny czasowej było tutaj oczywistym warunkiem osiągnięcia założonego sukcesu i realizacji przyjętego planu.
W celu usprawnienia przebiegu spotkania, jak wzmiankowano już powyżej, do jego realizacji włączeni zostali chętni do pomocy studenci. Pełnili wiele funkcji, z których jedną było utrzymanie dyscypliny czasowej w czasie przerw. Okazało się, że grzeczne przypomnienia uczestnikom konferencji o rozpoczynających się za chwilę obradach – ale, co istotne, nie o konieczności udania się na obrady – wystarczały, by te mogły odbywać się przy salach wypełnionych zainteresowanymi.
Nowe rozwiązanie zaproponowaliśmy w odniesieniu do prowadzenia obrad poszczególnych sekcji. Poprosiliśmy wybrane osoby, występujące w danych sekcjach,
o pełnienie roli prowadzących, jednocześnie zwalniając z konieczności dokonywania jakichkolwiek podsumowań, itp.[18] Zadaniem tych osób miało być zapraszanie kolejnych referentów (wliczając w to samych siebie) do zabrania głosu i uruchamianie zegara informującego o upływającym czasie wystąpień. Funkcja ta realizowana była za pomocą komputera wyświetlającego jednocześnie w sposób graficzny i alfanumeryczny upływający czas wystąpienia, na koniec którego pojawiał się sygnał dźwiękowy. Przewodniczący sekcji i referujący przez cały czas mieli jasną informację o pozostałym czasie. Dodać należy, iż wszyscy przewodniczący zostali odpowiednio wcześniej zaproszoni na specjalne spotkanie – rodzaj krótkiego szkolenia – w czasie którego zapoznaliśmy ich z zaproponowaną funkcją, szczegółami technicznymi i miejscem obrad.
Każda sesja miała ponadto swojego opiekuna technicznego, wyznaczonego przez organizatorów. Jego zadaniem było: wcześniejsze przegranie do komputerów prezentacji poszczególnych referentów, zapoznanie ich ze sposobem operowania pilotem zmiany slajdów oraz zarządzanie sprzętem nagłośnieniowym. Co oczywiste mieli też oni gwarantować spokojny przebieg obrad od strony techniczenj, natychmiast reagując
w sytuacjach kryzysowych. Osoby referujące zostały odpowiednio wcześnie zapytane
o potrzeby w tym zakresie, a prezentacje przegrane przed ich wystąpieniami, w sposób umożliwiający ich bezproblemowe, późniejsze uruchomienie. Ponadto personelem sal były też osoby podające mikrofon uczestnikom dyskusji zabierającym głos tuż po wystąpieniach, dzięki temu udało się oszczędzić czas i sporo kłopotów z przemieszczaniem się
i nagłośnieniem.
Oczywiście decydującą rolę w tym zakresie odgrywały osoby moderujące przebieg spotkania, w sposób grzeczny, ale jednoznaczny i stanowczy, miały prosić o zadawania krótkich pytań, udzielanie związłych odpowiedzi. Zabiegi te miały zapewnić rozpoczynanie kolejnych wystąpień we wskazanym wcześniej czasie.
Rozwiązanie piąte – Właściwa reklama
Refleksja w zakresie kwestii związanych z propagowaniem informacji dotyczących wydarzeń naukowych poskutkowała w naszym przypadku przyjęciem i wdrożeniem specyficznej strategii działań marketingowych. Polegały one na zamianie tradycyjnych, niefunkcjonalnych naszym zdaniem, dotychczasowych mechanizmów promowania konferencji, na te nowocześniejsze i co wazniejsze skuteczniejsze.
Uznaliśmy, iż współcześnie pierwszym miejscem informacji o przygotowywanej konferencji powinna być specjalna strona internetowa tego wydarzenia. Zadecydowały
o tym powszechność użycia medium jakim jest Internet.
Umieszczenie w jednym, centralnym miejscu wszystkich istotnych informacji z punktu widzenia organizatorów i potencjalnych uczestników, pozwoliło uprościć komunikację. Pozwoliło też obniżyć koszt konferencji poprzez brak konieczności druku dokumentów, zasad, zaproszeń, zawiadomień i przypomnień o terminach rejestracji. Zatem cała strona internetowa konferencji stanowiła jedną wielką reklamę tego wydarzenia, promując je
w sferze publicznej w sposób wieloaspektowy, adekwatny do złożoności tegoż przedsięwzięcia.
Wykorzystanie cyfrowej infrastruktury rozszerzyliśmy o kilka innych możliwości propagowania informacji o konferencji. W pierwszym rzędzie stworzyliśmy imienną bazę adresów e-mail wszystkich potencjalnie zainteresowanych osób ze środowiska naukowego[19]. Równocześnie powstała baza mailowa instytucji naukowych i badawczych, do których wysyłaliśmy informacje o konferencji wraz prośbą o rozpropagowanie informacji o niej wśród swoich pracowników.
Kierowanie imiennych zaproszeń sprawiło, iż otrzymaliśmy mnóstwo listów zwrotnych – z potwierdzeniem udziału. Co ciekawe, i jednocześnie ważne w aspektach organizacyjnych, część z odpowiadających na zaproszenie osób informowała, iż poprzez instytucje macierzyste i oficjalne kanały dystrybucji tego typu informacje do nich nie dotarły.
Równocześnie, w porozumieniu z partnerami medialnymi – patronem wydawniczym
i pismami współpracującymi – uzyskaliśmy możliwość nieodpłatnego anonsu wydarzenia, na ich łamach i stronach www. Uznaliśmy, że z uwagi na swoją fachowość, pisma te są miejscami odwiedzanymi przez osoby potencjalnie zainteresowanymi udziałem
w proponowanej przez nas konferencji.
Z pewnością prestiżu naszej konferencji i jej rangi dodawało zaproszenie do Rady Naukowej znamienitych przedstawicieli nauki, w większości uznanych autorytetów. Również zaproszenie do udziału w części plenarnej konferencji gości specjalnych, wzmacniało medialność tego wydarzenia. Zaproszenie przyjęli: Bronisław Wildstein, Katarzyna Kłosińska, Jerzy Wenderlich[20] i Maja Branka. Goście reprezentowali mocno zróżnicowane podejścia do tematyki poddawanej dyskusji. Różnice były zarówno od strony osobistych doświadczeń związanych z ‚polityczną poprawnością’, jak również merytorycznej oceny i kwalifikowania tego fenomenu.
Kolejnym, nie mniej znaczącym aspektem związanym z reklamą konferencji, było zamieszczenie informacji o tym wydarzeniu w internetowych portalach konferencyjnych. Koszt tych ogłoszeń był zerowy jeśli idzie o wydatki pieniężne, ale ceną był spam.
W rozrachunku uznaliśmy, że zabieg rozpraszania informacji o konferencji w sieci Internet, był właściwy i opłacalny.
Jeszcze jednym kanałem upowszechniania informacji o konferencji stały się popularne, nie tylko wśród młodszej części internautów, media społecznościowe – Facebook
i Twitter. Oczywiście całość należy uzupełnić o “tradycyjne” sposoby anonsowania wydarzeń naukowych, czyli bezpośrednie rozmowy i “szeptany marketing”.
Dla wypromowanie wydarzenia użyliśmy także plakatów, ale z uwagi na lokalność
i ograniczoną skuteczność takich materiałów, użyliśmy ich w ilości nieznaczącej przy mnogości elektronicznych zaproszeń. Zostały one rozwieszone w macierzystej jednostce – na terenie Uniwersytetu Mikołaja Kopernika i ‚miejscach zaprzyjaźnionych’, czyli niektórych uczelniach, w murach których przebywaliśmy sami, bądź zostaliśmy poproszeni
o dostarczenie plakatów przez osoby nimi zainteresowane.
Rozwiązanie szóste – Wartościowe publikacje
W miejsce zbiorczych prac pokonferencyjnych zaproponowaliśmy odmienny sposób prezentacji własnych tekstów. Na wielele miesięcy przed kongresem, porozumieliśmy się
z wybranymi czasopismami naukowymi w sprawie współpracy[21]. W porozumieniu z nimi, umożliwiliśmy uczestnikom konferencji publikację swoich tekstów w wybranych
i wskazanych przez nich periodykach. W tym miejscu podkreślić należy fakt, że prawo publikacji dotyczyło wszystkich czynnych uczestników konferencji, biorących udział bądź
w sesjach panelowych, bądź w sesjach posterowych.
Wyróżnikiem zaproponowanego rozwiązania jest przede wszystkim fakt umożliwienia publikacji wszystkich materiałów, które przejdą preselekcję i dostaną akceptację czasopism. Akceptacja miała dotyczyć zarówno strony technicznej, jak i merytorycznej. W każdym innym przypadku, osoby chcące publikować w nich muszą samodzielnie zabiegać o taką możliwość, co poza spełnieniem, wzmiankowanych wcześniej, wymogów formalnych, wiąże się z długim czasem oczekiwania na publikację – siękającym nawet 24 miesięcy. Najlepszą egzemplifikacją jest tutaj przykład kwartalnika ,Kultura i edukacja’, w którym z uwagi na rangę czasopisma
i rzadkość emisji poszczególnych numerów, możliwość spontanicznej publikacji jest niezwykle trudna i odległa.
Z tej perspektywy patrząc, zaproponowane uczestnikom rozwiązanie jest nader atrakcyjne. Daje realną szansę publikacji w uznanych w świecie nauki periodykach,
z pierwszeństwem publikacji przy spełnieniu warunków dopuszczających dla możliwości ich druku. Atutem takiej formy publikowania bez wątpienia jest renoma wybranych przez organizatorów czasopism w świecie nauki, ich wieloletnia tradycja, ale też tematycznych rozpiętości naukowych refleksji i merytorycznej wartości, jaką prezentują.
W tym miejscu zauważyć należy, że pojawienie się tekstu w takich właśnie renomowanych czasopismach, daje szansę realnej i konstruktywnej dyskusji pomiędzy badaczami. ‚Obecność’ w nich jest zwyczajnie znacząca i niejako wręcz obowiązkowa, zwłaszcza dla młodszych naukowców aspirujących do elity naukowego świata. Dla uczestników konferencji nie bez znaczenia jest również fakt punktowania artykułów w tychże czasopismach, jak również możliwość publikowania w czasopiśmie obcojęzycznym, wydawanym poza Polską.
Rozwiązanie siódme – Odpowiedznia infrastruktura
Wybór miejsca realizacji naszej konferencji dokonany został w myśl prostej zasady, mówiącej, że sale konferencyjne, zaplecze hotelowe i restauracja, muszą znajdować się
w jednym miejscu.
W przestrzeni naszych zainteresowań znalazły się placówki świadczące tzw. “usługi konferencyjne”. Wskazane pojęcie jest na tyle ogólne, iż naturalną koniecznością stało się zrewidowanie deklarowanej jakości usług. W praktyce oznaczało to przygotowanie wstępnych, choć jednocześnie precyzyjnie określonych, warunków dotyczących potrzeb konferencji i rozesłanie zapytań ofertowych. Było to rodzaj swoistego przetargu. Wymagania techniczne związane były z lokalizacją obiektu, usytuowaniem sal konferencyjnych, ich wielkością i możliwością adaptacji przestrzeni w trakcie dnia. Warunkiem było zapewnienie, bezproblemowej komunikacji pomiędzy salami. Osoby zainteresowane konkretnym wystąpieniem musiały mieć możliwość dołączania do grupy konferującej nie tylko w czasie przerw pomiędzy obiema sesjami, ale przede wszystkim w trakcie ich trwania. Ponadto pod uwagę brane były aspekty techniczne związane z udostępnieniem zestawu nagłośniającego. W jego skład wliczane były mikrofony stacjonarne dla prowadzącego i osób referujących oraz mikrofony bezprzewodowe służące osobom z audytorim w trakcie dyskusji. Kolejnym elementem było zapewnienie komputerów podłączonych do rzutników wraz z urządzeniami bezprzewodowej komunikacji pozwalającej na zdalną zmianę slajdów (w razie takiej potrzeby), wraz z udostępnieniem w pełni funkcjonalnego stosownego oprogramowania. Wszystkim uczestnikom udostępniony został bezprzewodowy, darmowy dostęp do Internetu[22].
Inną, chociaż nie mniej ważną, kwestią było usytuowanie sal konferencyjnych
w stosunku do foyer, w przestrzeni którego ulokowana miała być sesja posterowa. Kuluary
w założeniu miały umożliwiać, a nawet zachęcać, do bezpośrednich kontaktów i interakcji między wystawiającymi plakaty, a pozostałymi uczestnikami konferencji.
Osobną część warunków stanowiły zapytania o możliwości i warunki kwaterowania uczestników. Prosiliśmy też o wycenę “przerw kawowych” i dość wystawnego obiadu
w postaci bufetu.
Dodatkowo należało rozpatrzeć jeszcze miejsce na usytuowanie recepcji konferencji – pierwszego i najważniejszego strategicznie miejsca formalnego kontaktu zaproszonych gości i uczestników z organizatorami. W recepcji odbywało się wydawanie materiałów konferencyjnych, identyfikatorów, dokumentów i poświadczeń (delegacje), jak również udzielano informacji.
W audycie kilku placówek, które zgłosiły swoją ofertę organizacji konferencji okazało się, że w zakresie wynajęcia sal konferencyjnych w kompleksach hotelowych, w połączeniu
z możliwością wykorzystania części hotelowej i restauracyjnej, Toruń ma do zaoferowania kilka rzeczywiście urokliwych i wysoce funkcjonalnych miejsc. Naszą uwagę skupiły te, zlokalizowane w centrum miasta, co jest nie bez znaczenia dla odwiedzających nasz gród gości konferencyjnych, pragnących wykorzystać czas spędzony tutaj na bliższe poznanie miasta. Wiele przesłanych ofert centrów konferencyjnych proponowało podobny standard
i zapewniało pełną realizację naszych potrzeb dotyczących infrastruktury. Wobec powyższego kryterium decydującym o wyborze miejsca obrad była najatrakcyjniejsza cena.
Doświadczenie pokazało też, że nawet najbardziej nowoczesne obiekty uniwersyteckie – np. budynek toruńskiego Collegium Humanisticum (‚nafaszerowany’ elektroniką i automatyką i mediami komunikacyjnymi) – w żaden istotny sposób nie stanowią konkurencji dla tzw. “centrów konferencyjnych”’. Decydowały o tym różnice w funkcjach jakie mają spełniać. Jedne mają umożliwiać działania stricte akadmickie, dydaktyczne, inne tworzone są z myślą właśnie o kongresach.
Część III – Rachunek sumienia
Zachowując obiektywizm należy jednak skonstatować, że nie wszystko w poszło
w 100% tak jak zakładaliśmy.
W zasadzie wszystkie problemy mogłyby zostać przyporządkowane do dwóch grup. Pierwsza to problemy z administracją, a w zasadzie biurokracją. Druga do porażki
związane z mentalnością uczestników: nawykami, przyzwyczajeniami, ale i odwrotnie nieumiejętnością odnalezienia się w nowych zasadach.
Przystępując do realizacji konferencji mieliśmy jedną, jak się okazało płonną, nadzieję związaną z podstawową obawą o rafy administracji. Okazało się, że musieliśmy zmierzyć się
z całym stosem dokumentów do wypełnienia. Największym problemem były wszelkiej maści rozliczenia. Praktyka pokazała, że organizator konferencji nie ma swobody dysponowania pozyskanymi środkami finansowymi. Stanem normalnym byłby ten, gdzie organizatorzy mogliby wydatkować zgromadzone środki swobodnie, każdorazowo uzyskując na ten cel zgodę przełożonego i dokumentując wydatek rachunkiem, fakturą. Niestety jak się okazuje są obszary, w których to tak nie działa.
Dobitnym przykładem absurdu bywa postawa niektórych wydawnictw uczelnianych. Chcąc przygotować materiały konferencyjne należy się do wydawnictwa obowiązkowo zgłosić i o ile są tam możliwości techniczne na wykonanie naszego zlecenia to trzeba (sic!) taką ofertę przyjąć. Nawet jeśli przedstawiona oferta będzie daleko droższa od tej usługodawców zewnętrznych, a proces produkcji miałby trwać wiele tygodni.
W tym miejscu należy wyraźnie zaznaczyć, że konferencja miała charakter samofinansujący – od nikogo nie chcieliśmy nawet złotówki. O korzyściach płynących dla uczelni, takich jak promowanie jej przy okazji promowania konferencji nie trzeba wspominać. Do nikogo powyższe argumenty nie przemawiały. Są przepisy i już…
Przykrym doświadczeniem, nie tylko dla organizatorów, była kwestia rozliczeń
z gośćmi specjalnymi, którzy ze względu na specyficzne tempo „młyńskich kół księgowych” na należne wynagrodzenie czekali przez 4 miesiące.
Przykłady podobnych kłód w odniesieniu do miejsca organizacji konferencji, czy zakupu niezbędnych artykułów, można by jeszcze długo mnożyć. Momentami okazywało się, że w celu zrealizowania konferencji musieliśmy się metodami ocierać o „kreatywną księgowość”. Nie jeden raz, dla świętego spokoju, decydowaliśmy się jakieś drobniejsze kwoty pokrywać z własnej kieszeni, bo problemy rozliczeniem i narażanie się na podejrzenia, nie były tego warte. To jednak chyba zjawisko występujące dość często wśród organizatorów sympozjów.
Na drugim biegunie doświadczeń z administracją, biurokracją były te w centrum konferencyjnym, czy u innych usługodawców. Tu wszystko było na czas, przy minimum formalności. W zasadzie prawie wszystko można było uzgodnić przez telefon, czy drogą mailową. Co bodaj najistotniejsze, pomimo swoistego kredytowania (zapłata ”z dołu”) nikt nie traktował nas jak potencjalnych oszustów.
Drugą grupą problemów, jak zapowiadano wcześniej, były postawy samych uczestników. Planując konferencję, zdając sobie sprawę z jej nowatorskiego charakteru
i rozwiązań, mieliśmy na uwadze szczególnie staranną i wielokanałową informację. Po pierwsze reguły na stronie konferencji. Po drugie konieczna dla rejestracji akceptacja zasad konferencji. Po trzecie informacje o programach i po czwarte regulacje przekazywane drogą mailową do wszystkich uczestników.
Największym problemem okazał się czas dla wygłoszenia referatów. Pomimo faktu, że we wszystkich ww. kanałach informowaliśmy o 12 przysługujących minutach, sytuacją częstą było nie mieszczenie się w czasie. Zdarzały się też z tego powodu pretensje do prowadzących sesje. Mimo zastosowania zegarów, które odliczały czas – referenci mieli je ciągle na widoku – pomimo presji wyraźnych godzin w programie i pomimo próśb, takie przypadki się zdarzały. Tu wina leży po stronie niewłaściwie przygotowanych uczestników. Doświadczenie zdobyte na dobrych, konferencjach zagranicznych[23] pokazuje, że uczestnicy nawykli do kultury konferencyjnej nie mają problemów z czasem. Niestety dla niektórych doświadczenia te były najwyraźniej obce.
Problemy były także w niezrozumieniu idei sesji posterowych. Po pierwsze trafiały się osoby, które zupełnie nie rozumiały na czym taki typ prezentacji polega i na przykład wieszały plakaty natychmiast się od nich oddalając i nie dając zwiedzającym szans na pytania i dyskusje. Jedna z uczestniczek żądała mikrofonu, aby stojąc przy swoim plakacie móc na raz mówić do wszystkich zgromadzonych na przerwie kawowej, zapominając zupełnie
o „dobrowolności” udziału w takich prezentacjach.
Drugim problemem w rozumieniu sesji posterowych było traktowanie ich jak gorszej formy wystąpienia. Zupełnie inna przyświecała nam idea. Za cel postanowiliśmy sobie zmienić postrzeganie tej formy prezentacji. Wychodziliśmy z założenia, że pewne tematy, opracowania lepiej zostaną ukazane w trakcie takiej sesji niż w formie tradycyjnego referatu. Dotyczyło to szczególnie tych propozycji, w których kluczowy wydawał się dialog ze słuchającymi. Pomimo naszych wysiłków niektóre z osób ciągle traktowała propozycję występu w sesji posterowej jako swoistą porażkę.
Innym problem bywało mylne rozumienie konferencji – jej istoty. Chyba tylko tak można tłumaczyć fakt, że dla wielu uczestników konferencja miała sens, tylko wtedy, kiedy oni sami na niej wystąpią. Od początku oczywisty wydawał nam się fakt, że spotkania takie mają przede wszystkim walor poznawczy. Uczymy się nowych rzeczy, dyskutujemy, wymieniamy poglądy. Przyzwyczajenie, złe przyzwyczajenie, nakazywało oczekiwać możliwości wystąpienia tylko ze względu na uiszczenie opłaty konferencyjnej.
Nie zawsze też w roli prowadzących potrafiły się odnaleźć osoby przez nas do tej roli zaproszone. Kolejny raz przyzwyczajenie i źle rozumiana kultura nie pozwalały skutecznie egzekwować porządku obrad. Tu można też doszukiwać się naszej winy, być może z większą starannością powinniśmy byli dobierać kandydatury, choć trudno tu było o jakieś jasne kryteria, którymi powinniśmy się kierować. Zdarzyło się też, że jedna z osób poproszona
o pełnienie tej funkcji w sposób zdecydowany i niewybredny odmówiła porównując tę funkcję do… woźnego. Za sukces poczytujemy sobie fakt, że udało nam się uniknąć prowadzących, którzy sami swoimi wypowiedziami burzą ład programu wystąpień.
Na osobny akapit zasługują problemy z publikacjami. Jakkolwiek występowaliśmy
w roli tylko pośredników – między uczestnikami konferencji, autorami, a wydawcami czasopism – to nie uniknęliśmy problemów. Pierwszym okazał się trud z dotrzymaniem terminu złożenia tekstów. Jak się okazało 2 miesiące od zakończenia konferencji (i kilka miesięcy przed) to za mało dla niektórych autorów. Jasne się wydaje, że część osób nie jest
w stanie w tym czasie ukończyć, przygotować tekstu do publikacji, nie są jednak jasne pretensje do organizatorów o „trzymanie się terminu” (sic!). Pewnie już tylko zaniedbaniem jest dostarczanie tekstów, które nie spełniały edytorskich wymagań wydawnictw. Tu zapewne zabrakło przekonania o tym, że to na pewno konieczne. Pomimo jasnej informacji w listach do autorów, osobnego punktu w zasadach konferencji, a nawet odnośników do wymagań edytorskich poszczególnych czasopism, nie zawsze teksty spełniały kryteria.
Jak widać powyższe problemy z uczestnikami mają swoje dwa zupełnie skrajne powody. Albo nawykli oni, przez bogate doświadczenia, do starych dysfunkcyjnych wzorów, albo przeciwnie – brakowało im doświadczenia konferencyjnego jako takiego[24].
Podsumowanie
Z perspektywy kilku miesięcy należy ocenić konferencję jako bardzo udane przedsięwzięcie organizacyjne. Potwierdzają to docierające do nas opnie uczestników, ukazujące się w czasopismach sprawozdania, jak i nasze własne odczucia. Daje nam to przeświadczenie o tym, że zaproponowane rozwiązania były właściwe, a kierunek zmian poprawny. Z pewnością pomimo problemów, które wystąpiły zaproponowane rozwiązania należy wdrażać, propagować, a tam gdzie to konieczne dalej udoskonalać. Ponadto żywimy nadzieję, że tekst ten ma szanse na rozpoczęcie debaty o kongresach naukowych w Polsce – ich celach, jakości, że wróci nieco zaniedbany dyskurs o metodyce konferencji – co da początek koniecznym zmianom[25].
[1] Prócz autorów poniższego tekstu, organizatorem i jednym z filarów przedsięwzięcia była dr Dagna Dejna.
[2] Choć świadomi jesteśmy różnic, które występują między pojęciami konferencja-kongres-sympozjum, pozwalamy sobie ich używać zamiennie. Zabieg ten ma służyć ułatwieniu czytania tekstu, bez nadmiaru powtórzeń.
[3] Tutaj na miejscu będzie przywołanie szkicu Lecha Witkowskiego, Cztery ligi w nauce polskiej, Acta Universitatis Nicolai Copernici, Pedagogika, XXV
[4] Własne doświadczenie konferencji na południu Polski z maja 2011 r.
[5] Ze wspomnień K. Sośnickiego – źródło własne.
[6] Widywaliśmy już kartki, dzwoneczki, pomysł na wstawanie przewodniczącej na znak pozostałych 5 minut i wszelkie techniki migowe. Nic nie działa.
[7] Kolejne doświadczenie własne.
[8] Kolejne doświadczenie własne – tak nieliczna sekcja obradowała w czerwcu na Cyprze w 2010 r. sam byłem jej częścią –F.N.
[9] Marian Grabowski w znakomitej pracy „Istotne i nieistotne w nauce” (Toruń, 2000) pisał: “Sterty naukowego śmiecia mają swoich wytwórców. Są to rzesze ludzi znakomicie prosperujących w realiach współczesnej nauki, którzy dzięki banalnym wynikom uzyskują naukowe tytuły, pieniądze na badania, publikują stosy artykułów i książek. Miernota tłumnie wypełnia badawcze instytucje, uniwersytety. Rzesza producentów naukowej tandety kształtuje w znaczący sposób dzisiejsze oblicze nauki”.
[10] 40 000 znaków ze spacjami
[11] W istocie, strona WWW konferencji była najważniejszym miejscem przepływu informacji pomiędzy uczestnikami a organizatorami. Więcej o tym rozwiązaniu w dalszej części opracowania. Strona jest nadal dostępna w sieci Internet pod adresem: poprawnosc.pl
[12] Istnieje możliwość tworzenia elektronicznych, prostych i dowolnie złożonych formularzy zgłoszeniowych. Narzędzia temu służące są dostępne nieodpłatnie. Dopiero po przekroczeniu określonej liczby zgłoszeń generowanych za ich pomocą w określonym czasie (więcej niż 100 zgłoszeń/miesiąc), może pojawić się konieczność uiszczania opłat za usługę. Wzmiankowany mechanizm (formularz, w połączeniu z usługą) tworzył w czasie przyrostową bazę danych, w postaci plików popularnego MS Excell’a. Scentralizowanie systemu, jego ujednolicenie i prostota obsługi leżąca po stronach osób wypełniających formularz i osób odbierających elektroniczne zestawienia jest niezmiernie wygodne i praktyczne. Jest również relatywnie najtańszym sposobem organizowania kwestii zgłoszeniowych, zgłaszania ewentualnych potrzeb noclegu, faktury, potwierdzenia udziału w konferencji, etc.
[13] Jeden z terminów, który wprowadziliśmy do naszego słownika w czasie przygotowania konferencji – oznaczający zatwierdzenie propozycji wystapienia.
[14] Dziekan, Rektor i Filip Nalaskowski jako pomysłodawca – całość nie więcej niż 15 minut.
[15] Wynegocjowany koszt noclegu w jednoosobowym pokoju, w trzygwiazdkowym hotelu na starówce – wynosił 100zł; nocleg w czterogwiazdkowym hotelu konferencyjnym, również usytuowanym w centrum miasta – w pokoju jednoosobowym, kosztowałby 220zł.
[16] Przykładowo: projekt logo wykonany przez profesjonalistę kosztuje od kilkuset do kilku tysięcy złotych.
[17] Koszt wytworzenia kompletu materiałów konferencyjnych wyniósł 10,5zł. W komplecie znajdowały się: kolorowa teczka konferencyjna z bloczkiem (20stron/A4) i wysokiej jakości długopisem z logo konferencji, identyfikator ze smyczą z nadrukiem logo oraz broszura (format B6, 16 stron, kolorowa okładka), zawierająca plan wystąpień wraz z abstraktami, danymi dostępowymi do bezpłatnej dla uczestników bezprzewodowej sieci Internet oraz menu obiadu w formie bufetu.
[18] W zachodnioeuropejskiej konwencji konferencyjnej funkcjonuje pojęcie ‚chairman’ odnoszące się do osoby wybranej spośród uczestników, która przejmuje obowiązek formalnego kierowania daną sekcją w czasie jej trwania. Jest to powszechna praktyka chociaż nie jedyna i nie dominująca, podpatrzona w czasie konferencji realizowanych poza granicami naszego kraju; nie budząca kontrowersji i emocji w uczestnikach konferencji, których byliśmy świadkami.
[19] Przy tej okazji okazało się, jaką kulturę prezentuje spora część Polaków, również ludzi związanych z kształceniem wyższym i nauką w ogólności, w zakresie zasad tzw. netykiety, czyli zasad zachowania się w cyfrowej rzeczywistości. Nagminną wręcz jest sytuacja, w której korespondenci poczty elektronicznej nie ukrywają adresów e-mail osób trzecich, dopuszczając się sytuacji tak nieuprawnionego jak powszechnego rozpraszania tych informacji w sieci Internet. Z obowiązku dodam, iż z naszej strony, jako organizatorów, dochowaliśmy zasad netykiety w tym zakresie.
[20] Z powodu zwołania nadzwyczajnego posiedzenia Sejmu RP, pełniący funkcję Marszałka Jerzy Wenderlich w ostatniej chwili był zmuszony odwołać udział w konferencji.
[21] Kultura i Edukacja jako patron wydawniczy (12 punktów) i czasopisma współpracujące: Journal of Faculty of Education – Cukurowa University (Turcja, 18 punktów), Przegląd Pedagogiczny i Wychowanie Na Co Dzień.
[22] Po podaniu hasła, znajdującego się w broszurze konferencyjnej.
[23] Na przykład coroczny INTED w Walencji.
[24] Właśnie tak interpretowałbym uwagi p. Parek, która na lamach Historii i kultury, w swoim, skądinąd ciekawym i drobiazgowym sprawozdaniu, daje dwie uwagi krytyczne. Pierwsza o za krótkim czasie wystąpień, bo nie wszyscy referujący się mieścili. Druga o tym, że były dwie równoległe sesje i część referatów ją mogła ominąć.
[25] Wśród owych zmian warto postulować objęcie oceną parametryczną –„punktami” konferencji. Podobnie jak ma to miejsce wśród czasopism – niech udział w najlepszych konferencjach będzie odnotowywany parametrycznie. Przy spełnieniu odpowiednich wystandaryzowanych warunków (np. dotyczących zasięgu, jakości, selekcji, systematyczności odbywania) warto za udział w nich także przyznawać punkty i traktować je jako znaczącą część dorobku.
Dr Filip Nalaskowski
Dr Mirosław Zientarski
7 grzechów głównych konferencji
Wstęp
Naszą motywacją do napisania poniższego tekstu były doświadczenia z konferencjami naukowymi z ostatnich lat. Obok zadowolenia i satysfakcji z uczestnictwa często pojawiało się rozczarowanie i niedosyt. Właśnie te ostatnie odczucia motywowały nas do zorganizowania konferencji „Poprawność polityczna w sferze publicznej i edukacji”, która odbyła się w Toruniu w grudniu zeszłego roku[1]. Choć trudno tu, a z pewnością nie wypada samemu, mówić o sukcesach, to ponad wszelką wątpliwość warto podzielić się ogólną refleksją i wynikiem tego naszego szczególnego eksperymentu.
U podstaw naszego działania leży pewne doświadczenie konferencyjne (w moim wypadku ponad 20 wystąpień – tylko w ciągu ostatnich 2 lat –F.N.) i odczucia oraz obserwacje, nierzadko krytyczne dotyczące tych przedsięwzięć. Nie ma prawdziwszej
i sensowniejszej formy konstruktywnej krytyki jak próba zrobienia samemu czegoś z czym, naszym zdaniem, mają problem inni. Z oczywistych względów nasze obserwacje, uwagi
i refleksje ograniczone są do pola naszych dyscyplin – pedagogiki i socjologii, a w szerszym ujęciu nauk społecznych i humanistycznych.
Na samym początku należy zaznaczyć, że przygotowując nasz kongres[2] nie zawsze wymyślaliśmy nowe rozwiązania, pewnie nie stworzyliśmy niczego zupełnie nowego. Część to „patenty” podejrzane na konferencjach zagranicznych. Z pewnością odkrycia, których nie kopiujemy od innymi, też mają „charakter osobisty” – czyli już ktoś, gdzieś i kiedyś to wymyślił (i najpewniej zastosował), tylko my o tym nie wiemy. Jak pisała klasyk – Margaret Boden są to „odkrycia typu P”. Jedyne co może być tu nowe, to połączenie tych wszystkich elementów w oryginalną, skuteczną formę organizacyjną.
Nie zawłaszczamy także recepty na sukces – nie wszystko nam się udało, co obiektywnie relacjonujemy. Widzimy pole do propagowania dobrych rozwiązań, które poprawią jakość naszych konferencji.
Część I – Grzechy
Grzech pierwszy – Bezrefleksyjny nabór
Ileż to razy zdarzyło się, że słuchając wystąpień na konferencjach zachodziliśmy
w głowę co my tu właściwie robimy, a tak naprawdę nie my tylko ten referent i jego wykład. Podstawowe problemy, które często napotykamy, są dwa: marny poziom wystąpienia oraz brak związku z tematem konferencji. W takim wypadku całkowitą odpowiedzialność za zaistniałą sytuację wydają się ponosić organizatorzy spotkania.
Od lat coraz powszechniejsza staje się w Polsce tendencja do organizowania konferencji „przez listonosza” – co oznacza, że nadesłanie zgłoszenia równa się wystąpieniu. Twórcy kongresów, wydaje się, zupełnie zapomnieli o selekcji zgłoszeń i odeszli od tej prkatyki. Skutkiem tego jest częsty bałagan w tematach i obniżony poziom całego przedsięwzięcia.
Znane są przyczyny takiego stanu rzeczy. Po pierwsze to niewystarczający wysiłek
i przyzwyczajenie do takiej strategii. Selekcja wymaga zebrania wystąpień, lub choćby abstraktów, odpowiednio wcześniej. Należy je przeczytać, ocenić i o rezultatach zawiadomić. To wysiłek – zdaniem wielu – zbędny.
Po drugie, i istotniejsze, to obawa, przed odrzuceniem kogoś, czyli ryzykiem utraty uczestnika (i pieniędzy z jego wpisowego). Trudno powiedzieć komuś wprost: twój referat się nie nadaje – licząc się z utratą pieniędzy i reakcją samego zainteresowanego. Niestety często frekwencja – ilość – wygrywa z jakością.
Wydaje się, że już dawno zapomniano o tym, że organizacja konferencji to coś więcej niż rozesłanie zaproszeń i rezerwacja sali. To także, jeśli nie przede wszystkim, skomponowanie spójnego i wartościowego programu.
Przykładem dobrej praktyki są tu, choćby hiszpańskie konferencje realizowane w cyklu ICERI, gdzie nieodzownym warunkiem uczestnictwa jest zaakceptowanie przez radę naukową konferencji przesłanych abstraktów wystąpień. Pomimo selekcji konferencje te regularnie gromadzą po kilkuset uczestników. Innym rozwiązaniem, stosowanym niegdyś na toruńskich „Konferencjach wizualnych” było zlecanie uczestnikom bardzo konkretnych tematów do przygotowania. Taka strategia gwarantowała skupienie wszystkich wystąpień w podobnej osi tematycznej
Grzech drugi – Bezkrytyczne hołdowanie pomnikom
Nie ma nic złego w docenianiu i podkreślaniu zasług tych, którzy mają wkład
i osiągnięcia na polu dyscypliny, której i my się oddajemy. Tak było jest i być powinno. Problem pojawia się wówczas, kiedy hołdowanie postaciom znaczącym odbywa się kosztem rozwoju samej dyscypliny. Pewnym częstym zjawiskiem jest, że jeśli poddamy, nawet pobieżnej, analizie program spotkania, to okaże się, że kolejność wystąpień ustawiona jest według tytułów i stopni naukowych referentów. Od najwyższego do najniższego. Zaczynają profesorowie zwyczajni, kończą magistrzy, doktoranci i studenci. Taki porządek często uprawdopodabnia zachowanie jakości (bo za tytułem idzie doświadczenie i poziom wystąpienia), ale nie zawsze tak się dzieje. Zdarza się, że ciekawe i dobre tematycznie wystąpienia przepadają gdzieś tuż przed przerwą (nierzadko skracane), bo wcześniej, często nie na temat, wypowiadali się „starsi”. Kiedy zapytać, osoby odpowiedzialne, dlaczego tak się dzieje, to najpewniej usłyszymy, że nie wypadało, aby profesor występował po doktorancie.[3]
Hołdowanie pomnikom ma jeszcze jedną, bardziej irytującą formę. Przyjmuje ona postać niekończących się, rozwleczonych w czasie inauguracji, w trakcie których „wszyscy święci” powinni zabrać głos. Każdy z nich czuje się też w obowiązku wygłosić minireferat. Wszystko to zabiera czas, nie przynosi też w zasadzie żadnego wkładu w jakość całości. Należy bardzo precyzyjnie wyznaczyć granicę między konieczną kurtuazją i oczywistą kulturą, a czczeniem tytułów i pozycji bez względu na ich faktyczną wagę.
Wniosek jest oczywisty, ma wręcz charakter truizmu – niech o miejscu w programie,
i jednocześnie na mównicy, decyduje pomysł na wystąpienie i dobro konferencji, a nie liczba znaków przed nazwiskiem.
Bardzo odważnie i w sposób pozbawiony kompleksów problem „hołdowania pomnikom” został rozwiązany na gnieźnieńskich konferencjach z cyklu „Popkultura
i społeczne kształtowanie tożsamości”. Tam inauguracja ma charakter wyłącznie symboliczny, po czym następują wystąpienia. Sekcje, obrady układane są tematycznie, tak aby tematy harmonijnie się za sobą łączyły. Sprawia to, że osoba referenta i jego tytuły ma znaczenie drugorzędne wobec zaproponowanego tematu.
Grzech trzeci – Kosztowność
Konferencja, jej organizacja, a co za tym idzie udział w niej, nie muszą być drogie –
a często są. Skutki tego są oczywiste – mniej uczestników. Mniej młodszych pracowników nauki. Mniej samych spotkań. Czasami odbywa się to kosztem standardu konferencji.
Widać tu dwie zasadnicze przyczyny. Pierwsza – nieporadność. Organizatorzy nie potrafią wyszukiwać tańszych alternatyw dla umiejscowienia konferencji, materiałów, noclegów itd. Z relacji wiemy także, że zwykłe negocjacje (jeśli ktoś woli – targowanie) to czynność, którą się brzydzą. Rzadkością jest udział w przedsięwzięciu sponsora. Idąc drogą na skróty, przetartymi ścieżkami – przepłacają, koszty przenosząc na uczestników.
Drugi powód to zachłanność jednostek naukowych i osób odpowiedzialnych za zorganizowanie spotkania. Nie ma żadnego innego wytłumaczenia dla tego, aby dwudniowa konferencja organizowana przez prowincjonalną uczelnię we własnej sali wykładowej, przy kanapkach i kawie, kosztowała 500 zł. od uczestnika. Gdzie samemu należy postarać się o nocleg, lub skorzystać z pokoju w akademiku za 150 zł za noc[4]. Część uczelni, wydziałów uznała, że to może być niezłe źródło dochodów, przekraczając tym samym przyzwoitą granicę zysku na rzecze prymitywnej pazerności.
Przykładem zachowania umiaru rozsądnej kalkulacji może być organizowana przez UKSW konferencja „Świat Internetu”. Wprawdzie organizowana ona była na terenie uczelni, ale organizatorzy zapewnili, obok interesujących obrad, materiały konferencyjne i bufet. Udział był stosunkowo niedrogi i wynosił tylko 100 zł. Niestety takie warunki to rzadkość.
Grzech czwarty – Niepunktualność
W zasadzie mantrą osób przewodniczących konferencjom jest: prosimy
o uszanowanie przysługującego czasu wystąpienia. Bodaj na każdej konferencji, w której uczestniczymy są poślizgi. Winnych tego stanu rzeczy jest aż trzech.
Po pierwsze to sami referujący, którzy wydają się mieć w absolutnej pogardzie przysługujący im czas. Aby zmieścić się w wyznaczonych ramach należy przygotować odpowiedni referat, to znaczy, ma odpowiadać potrzebom tej konferencji, a referent winien przestrzegać obowiązujących na niej zasad. Nie może być to przygotowany do publikacji tekst, który ktoś postanowi zaprezentować bez skrótów. Nie warto nawet wspominać, że trzeba czasem powiedzieć tekst przed lustrem, tak na próbę, ale kto dziś o tym pamięta[5]…
Zdarza się, że występujący traktują wejście na mównicę jako swój czas, nie zamierzając oddawać głosu do momentu, aż powiedzą wszystko, co chcieli. Czasem działa to jak odwetowe perpetum mobile. Zabrali mój czas na wystąpienie – zabiorę i ja.
Drugi winny to organizator – prowadzący sesję. Wiele wskazuje na to, że nie ma
w naszej kulturze akademickiej determinacji do tego aby z całą konsekwencją wymagać dyscypliny czasowej. Kiedy już ktoś mówi, referuje, zazwyczaj nie przerywa się, nie odbiera głosu. Nie ma też skutecznych sensownych technik informowania o pozostałym czasie[6]. Może to błąd, bo skutkuje to na przykład tym, że na ostatnich 3 referentów zostaje na przykład 12 minut[7].
Szczególnie irytujący są tu także ci prowadzący sesje, którzy czują się w obowiązku podsumowywania wystąpień. Głoszenia, co referat, swoich mini-referatów. Opowiadania barwnych anegdot i realizację własnych pasji narracyjno-konferansjerskich – wszystko kosztem czasu uczestników.
Ostatni winni to słuchacze. Przyjęło się żądać po każdym referacie dyskusji. Czasami przyjmuje ona formę „pytań”. Tu można z pewnością zakładać, że zawsze znajdzie się osoba, która w ramach „pytania” wygłosi swoje kilkuminutowe a propos credo, zupełnie zapominając o znaku zapytania na końcu. Długie dyskusje nie mają, raczej, sensu w trakcie sesji. To referaty są wymianą poglądów. Mogą temu służyć kuluary. Jeśli czegoś nie przedyskutujemy w 7 minut (a pewnie w tym czasie to się nie uda) to i 57 nie będzie wystarczające do uzyskania satysfakcji. Pytania powinny służyć rozwianiu wątpliwości dotyczących samego referatu, a nie są czasem przeznaczonym na zazwyczaj jałowe
i niedokończone, dysputy.
Tak długo jak od wszystkich trzech podmiotów nie będziemy wymagali, egzekwowali
i pomagali w zachowaniu dyscypliny czasowej, tak długo pojęcie czasu będzie mocno abstrakcyjne w odniesieniu do konferencji.
Co bardzo istotne, tak nie musi być. Bodaj na żadnej z konferencji zagranicznych
w których zdarzyło nam się uczestniczyć, niepunktualność, przekraczanie czasu nie stanowiły istotnego problemy. Powyższe „przewinienia” stanowiły absolutnie marginalny odsetek i nie wpływały w jakikolwiek znaczący sposób na przebieg obrad. Podobnie z rolą przewodniczących, którzy dbali jedynie o sprawny przebieg spotkań, postrzegając swoją funkcję jako raczej techniczną czy organizacyjną.
Grzech piąty – Brak reklamy
Zdumiewająco duża część wydarzeń naukowych przechodzi bez echa dlatego, że nie udaje się organizatorom dotrzeć do osób zainteresowanych. Skutki tego bywają tragikomiczne i często na konferencjach przychodzi obradować w gronie 25 osób, albo sekcja liczy 4 osoby, z czego 3 to referenci[8]. Zupełnie pomijając kwestie prestiżu i przesłanki ekonomiczne, to taki kongres zupełnie nie spełnia swojej podstawowej funkcji. Tylko w sposób umiarkowany jest amboną, agendą wiedzy i agorą wymiany doświadczeń. Ponadto nieudana konferencja, z rozczarowująco małą liczbą uczestników, jest/może być dla organizatorów źródłem frustracji i zniechęcenia do innych inicjatyw.
Niestety w rzeczywistości umasowionej edukacji wyższej – blisko 2 miliony studentów – i co się z tym wiąże mnogości szkół wyższych, wysiłek podejmowanych działań reklamowych jest koniecznością. Prawdopodobnie przykrą, nie licującą z misją akademii, ale niezbędną. Niestety nader często jest to działanie lekceważone i zaniedbywane. Środowisko jest liczne jak nigdy, dość słabo zintegrowane, co za tym idzie chyba tylko działania
o charakterze stricte marketingowym, reklamowym mogą gwarantować należytą informację o wydarzeniu i co za tym idzie – frekwencję.
Nie zawsze musi się to wiązać z kosztami. W Internecie działa co najmniej kilkanaście portali funkcjonujących na zasadzie bazy konferencji, gdzie organizatorzy mogą taką informację zamieścić za darmo. Podobnie działania mailingowe, jeśli poświęci się czas na zbudowanie bazy. Krokiem trudniejszym, bywa że angażującym finanse, jest zamieszczanie informacji w czasopismach branżowych, na ich stronach www. Za to coraz mniejsze ma znaczenie wysiłek rozsyłania zaproszeń pocztą tradycyjną. Imienne zaproszenia są bardzo kosztowne i nie zawsze gwarantują sukces, zaproszenia „na instytucje” bardzo często grzęzną w opieszałości sekretariatów.
Tu za przykład można stawiać organizatorów konferencji tureckich. Jakkolwiek ich poziom, jakość jest różna, to działania reklamowe bardzo intensywne, i skuteczne. Wystarczy raz wziąć udział w którejś z tureckich konferencji, bądź wysłać wiadomość z pytaniem
o jakieś wydarzenie. Skutkuje to bardzo częstymi informacjami o kongresach organizowanych przez uczelnie znad Bosforu, nierzadko wielokrotnymi. Podobnie rzecz się ma z obecnością – dużą – na międzynarodowych portalach konferencyjnych. Co istotne zaproszenia i informacja zazwyczaj kierowane są imiennie.
Grzech szósty – Śmieciowe publikacje
Od jakiegoś czasu, dokładnie od kiedy wydawanie publikacji stało się łatwiejsze, prawie wszyscy organizatorzy konferencji postawili sobie za cel wydawanie owoców
w postaci publikacji pokonferencyjnych. Te bardzo często, jako całość, nie przedstawiają dużej wartości naukowej.[9]
Po pierwsze tego typu publikacje bywają bardzo niespójne i nierówne. Wciąż nie zawsze teksty te są poddawane rzetelnym recenzjom i pracom redakcyjnym. Podobnie jak na konferencje przyjmuje się prawie wszystkich, którzy złożą akces, tak i do publikacji przyjmuje się wszystkich zgłaszających. Teksty bardzo znacząco się od siebie różnią, tak tematyką – odbiegającą od zagadnień konferencji – jak i poziomem, długością, „naukowością”, itd. Skutkiem takiego stanu rzeczy, jest zalew bibliotek publikacjami konferencyjnymi o wartości makulatury.
Drugim powodem słabości takich publikacji jest to, że nie są ono objęte systemem punktacji parametrycznej, co w praktyce skutkuje tym, że nie liczą się do dorobku. To znowu przekłada się na ich poziom. Czasem organizatorzy próbują sobie z tym radzić traktując publikację pokonferencyjną jako rozdział w podręczniku lub monografii. Takie rozwiązanie ma swoje istotne wady. Minimalna objętość rozdziału, to objętość jednego arkusza wydawniczego[10], co oznacza minimum 22 strony znormalizowane. Tak znaczna objętość sprawia, że publikowany teksty mają już mało wspólnego z wystąpieniem, w odniesieniu treści. Mocno też ogranicza liczba możliwych do publikacji tekstów. A wszystko to dla … 3 punktów.
Tu kolejny raz warto odnieść się do rozwiązania praktykowanego zagranicą. Konferencje z cyklu INTED odbywające się w Walencji za swój produkt końcowy przyjmują płytę CD z pełnym tekstem wszystkich wystąpień. Owa specyficzna publikacja jest bardzo niedroga i prawie nie wymaga zabiegów redakcyjnych. Płytę taką otrzymują tylko uczestnicy
i organizatorzy w żaden sposób nie aspirują do tradycyjnych publikacji. Co ciekawe do materiałów konferencyjnych załącza się także egzemplarz współpracującego czasopisma, niejako z zachętą, sugestią do publikowania na jego łamach.
Grzech siódmy – Nieprzystosowana infrastruktura
Pomimo tego, że infrastruktura konferencji, czyli warunki obrad, nie mają dużego znaczenia dla jej wartości, to mają ogromne znaczenie dla komfortu recepcji konferencyjnych propozycji. Warto więc w tym punkcie wskazać kilka pojawiających się problemów. Bardzo często organizatorzy wychodzą z założenia, że jeśli pomieszczenia zaspokajają dydaktyczne potrzeby uczelni, to pewnie sprawdzą się także jako pomieszczenia do obrad konferencyjnych. Błąd.
Jakże często spotyka się problemy z nagłośnieniem – i to w odniesieniu do osób referujących, jak i do publiczności. Dobre nagłośnienie tej ostatniej jest jednym z warunków sprawnego przebiegu części poświęconej pytaniom/dyskusji. Podobne problemy spotyka się z wyświetlaniem prezentacji multimedialnych. Brak możliwości zdalnego sterowania nimi, niekompatybilność formatów, długie „przełączanie” urządzeń. Bodaj wszystkim tym problemom można zaradzić poprzez staranne przygotowanie i przygotowane odpowiednio wcześniej informacje dla uczestników.
Znacznie większym problem stanowi konieczność obradowania w zbyt małych lub zbyt wielkich pomieszczeniach (jak aule, kina, gdzie przychodzi dyskutować 20 osobom). Pewnymi oczywistymi podstawami powinno być organizowanie poczęstunku w miejscu do tego przystosowanym – niekoniecznie w korytarzu między toaletami i portiernią. Ważne jest też takie rozmieszczenie sal, aby łatwo było do nich trafiać, bez konieczności pokonywania 600 m i 60 schodów.
Pewnym rozwiązaniem tych problemów jest organizowanie spotkań naukowych
w wyspecjalizowanych do tego centrach kongresowych. Tu jednak trafia się czasem na niezrozumiały upór (władz uczelni, uczestników, przywiązanych do „akademickości”) i bariery finansowe, z którymi organizatorzy nie zawsze potrafią sobie poradzić.
Z dość oczywistych względów problemów z infrastrukturą nie spotykamy na konferencjach organizowanych w centrach kongresowych – ale zazwyczaj mogą sobie na to pozwolić wyłącznie największe, dysponującym największym zapleczem finansowym, konferencje. Nie musi być to jednak regułą. Chlubnym wyjątkiem może być chociażby konferencja „Osoba z niepełnosprawnością we współczesnej rzeczywistości społecznej”. Zorganizowana ona została w niewielkiej sali, auli uniwersytetu UMK – Collegium Maximum, gdzie możliwe stało się połączenie kameralności z godnymi warunkami obradowania
i komfortowymi kuluarami.
Część II – Rozwiązania
Najprostszym sposobem uniknięcia pułapek związanych z organizowaniem kongresów naukowych jest podjęcie działań uprzedzających ich wystąpienie. Te nieodzownie winny być związane z refleksją nad koncepcją merytoryczną kongresu i rozwiązaniami organizacyjnymi. Okazuje się, że „przetarte szlaki” w postaci powielania schematów
w zakresie rozwiązań organizacyjnych, mogą obniżać czujność i poziom krytyczności
w sytuacji podejmowania nowych wyzwań.
W przypadku realizacji konferencji „Poprawność polityczna…” postanowiliśmy zastosować inne podejście. Miało być ono nacechowane refleksyjnością połączoną
z krytyczną analizą doświadczeń własnych związanych z uczestnictwem w kongresach naukowych – to z jednej strony. Z drugiej zaś strony oparliśmy się na nierzadkich doświadczeniach w roli współorganizatorów tego typu przedsięwzięć. Wcześniejsze doświadczenia miały charakter wglądów częściowych, charakteryzujących się subiektywnością doświadczeń i przede wszystkim cząstkową odpowiedzialnością. Refleksyjność i krytyczność, w połączeniu z przyjęciem całkowitej odpowiedzialności wiążącej się z realizacją własnej konferencji, poskutkowały określeniem „słabych punktów” tego typu projektów. Przyjęły one postać tytułowych „7 grzechów głównych”.
Każdy ze wskazanych „grzechów” rozpatrywaliśmy w kategorii zadań do realizacji, szukając możliwie prostych rozwiązań. Poniżej przedstawiamy zaproponowane pomysły, które przechodziły „próbę ognia” i stanowiły podstawę do późniejszego formułowania wniosków.
Rozwiązanie pierwsze i drugie – Refleksyjny nabór i niehołdowanie pomnikom
Przyjęliśmy, że podstawowym obowiązkiem organizatorów konferencji jest wskazanie przestrzeni merytorycznej, swoistego axis mundi. Zagwarantowanie gościom możliwości wzięcia udziału w wydarzeniu naukowym o satysfakcjonującej jakości leży po stronie organizatorów. Mechanizmów budujących ową jakość może być kilka. Jasne sprecyzowanie kryteriów, „trafione” zaproszenia. Jednak za najważniejszy mechanizm budujący ową jakość uznaliśmy potrzebę selekcji, na wzór najlepszych i najbardziej prestiżowych czasopism naukowych.
Refleksyjny nabór uczestników zaczyna się już w momencie planowania wydarzenia. W naszym przypadku przyjęliśmy założenie optymalnej i maksymalnej liczby uczestników. Już na tym etapie byliśmy świadomi konieczności dokonania selekcji materiałów, które będą nadsyłane przez osoby chcące wziąć udział w konferencji. Liczba uczestników w najprostszy z możliwych sposobów określa wielkość konferencji i jednocześnie pozwala na szacowanie kosztów jej realizacji.
Wszelkie informacje dotyczące wymogów stawianych osobom zainteresowanym zostały umieszczone na witrynie internetowej konferencji[11]. Warto zauważyć, iż zasady te były proste, jednoznaczne i niezwykle czytelne. Stwierdziliśmy, że jako organizatorzy mamy pełne prawo wpływania na kształt konferencji. Tutaj również znalazły miejsce regulacje pozwalające przyjmować lub odrzucać składane propozycje wystąpień.
Nadsyłanie zgłoszeń uczestnictwa w konferencji powiązane było z koniecznością wypełnienia i przesłanie droga elektroniczną kwestionariusza. Osoby zgłaszające się, deklarowały chęć udziału biernego, bądź czynnego. Zgłoszenie referatu wymagało zamieszczenia w formularzu jego abstraktu. Udział w sesji posterowej możliwy był po podaniu tytułu wystąpienia/pracy[12].
Nad abstraktami toczyła się dyskusja, były one poddawane ocenia, a następnie przydzielane do grup tematycznych. Ostatecznie przyjęliśmy konwencję dwóch równolegle prowadzonych sekcji, skupionych wokół aspektów teoretycznych i praktycznych. Sekcje,
z uwagi na liczbę prezentacji, miały być prowadzone w dwóch sesjach, poprzedzanych sesjami posterowymi. Zapoznanie się z treścią referatów i wstępne ułożenie ich w grupach, sekcjach i sesjach pozwoliło oblec szkielet konferencji w ciało planowanych wystąpień. Kolejnym krokiem było przesłanie tego planu wraz z abstraktami członkom Rady Naukowej konferencji. Mieli on prawo zgłaszać swoje uwagi, część z tego prawa skorzystała – ten zabieg był niejako kolejnym etapem selekcji.
W praktyce okazało się, że na tym etapie odrzuconych zostało około trzydzieści procent nadesłanych zgłoszeń. W kilku przypadkach zaproponowaliśmy udział w odmiennej, niż pierwotnie zgłaszana, formie aktywności. Kilka osób zostało poproszonych o udział w sesji posterowej, a kilka zaproszonych do udziału w sesjach referatowych.
Dopiero uzyskanie akceptu[13] pozwoliło na realizację kolejnego etapu. Zgłaszającym się osobom przekazaliśmy informację o przyjęciu zgłoszenia do udziału w sekcji referatowej lub posterowej. W przypadku braku możliwości dopuszczenia do wystąpienia, podtrzymywaliśmy zaproszenia do udziału biernego w konferencji. Z uwagi na fakt, iż konferencja kierowana była również do młodszych stażem naukowców, związanych
z różnymi dyscyplinami naukowymi, założyliśmy, że brak automatycznego akceptu dla proponowanych wystąpień może przysłużyć się refleksji ich autorów, w zakresie możliwych powodów takiego stanu rzeczy. Przyjęliśmy, że jest niezwykle istotne, a przy tym
i pedagogiczne, by jakość budować w oparciu o tym podobne doświadczenia.
Na samej konferencji do minium ograniczyliśmy wystąpienia inaugauracyjne, otwierające wydarzenie[14]. Także krótki wgląd w program udawadnia, że panuje tam “bałagan” w odniesieniu to tytułów i stopni naukowych. To pośrednio dowodzi faktu, że nie one decydowały o porządku obrad, a decydowała o nim selekcja.
Rozwiązanie trzecie – Nie-kosztowność
Pięć miesięcy dzieliło moment ogłoszenia konferencji od jej realizacji. Dystans ten pozwolił wypracować i stworzyć odpowiednie mechanizmy oraz przedsięwziąć kroki, które pozwolą na utrzymanie stosunkowo niskiej odpłatności za uczestnictwo w wydarzeniu, przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiego standardu konferencji. Odpowiednie strategie
w odniesieniu do poszczególnych elementów, a co za tym idzie całościowych kosztów związanych z realizacją konferencji, pozwoliły na samofinansowanie przedsięwzięcia.
Pierwszym krokiem było zaplanowanie czasu trwania konferencji na jeden dzień.
U podstaw tej decyzji leżała analiza spotkań, w których uczestniczyliśmy. Ustaliliśmy, że największą wartością tego typu kongresów jest sposobność prezentacji własnych przemyśleń, dyskusje i możliwość publikowania. Przyjęliśmy, iż pozostałe punkty programów konferencyjnych, jakkolwiek miłe, w istotny sposób nie przyczyniają się do podnoszenia wartości tych wydarzeń.
Realizacja konferencji w ciągu jednego dnia oznacza możliwość wynajmu centrum konferencyjneg na krótszy czas, co oznacza również mniejszą liczbę przerw kawowych, w tym konkretnym przypadku jeden, aczkolwiek elegancki obiad w formie bufetu. Z drugiej strony znika konieczność opłacania kolacji i śniadań… W połączeniu z odpowiednio szybko dokonywanymi rezerwacjami i negocjacjom cen, udało nam się uzyskać bardzo dogodne warunki finansowe tej części przedsięwzięcia. Dzięki wyżej zaprezentowanym staraniom
i założeniom udało się zorganizować całość przedsięwzięcia w centrum konferencyjnym Hotelu Filmar w Toruniu.
Zorganizowanie konferencji w środkowej części dnia (w godzinach 9-15), dało szansę sporej części uczestników na dojazd na miejsce obrad rano i wyjazd po ich zakończeniu, czyli w tym samym dniu. W przypadku zaś osób przyjeżdżających z daleka, przekuwało się to na możliwość zmniejszenia liczby noclegów do adekwatnego minimum – jednego, a tylko
w nielicznych przypadkach dwóch noclegów. W odniesieniu do udogodnień związanych z tą kwestią wspomnieć należy możliwość wcześniejszej rezerwacji miejsca nnoclegowego. Na specjalnych warunkach – w postaci zniżki wynegocjowanej przez Organizatorów – w jednym z dwóch hoteli o zróżnicowanym, chociaż wciąż przyzwoitym standardzie, różniących się ceną, co oczywiste[15]. Usytuowanie obu miejsc hotelowych blisko ścisłego centrum miasta stanowiło naturalną zachętę do chociażby krótkiego spaceru po przepięknej, toruńskiej Starówce.
Elementem służącym szybkiemu i wczesnemu pozyskiwaniu uczestników było zróżnicowanie kwot “wpisowego” w zależności od czasu zgłoszenia udziału. Według oczywistej zasady im szybciej następuje zgłoszenie, tym mniej się płaci. Opłata wynosiła 160 zł we wczesnym terminie, 185 zł w standardowym i 235 zł w przypadku późnej rejestracji. Terminy zgłoszeń i odpłatności z nimi związane rozłożone były mniej więcej co miesiąc, przy czym ogłoszenie samej konferencji przypadło na ponad pięć miesiący wcześniej niż data konferencji, co dawało szansę przemyślenia problematyki i zaplanowania uczestnictw w tym wydarzeniu. Jednocześnie zadbaliśmy, by najwyższa kwota opłaty udziału w konferencji wciąż pozostała niewygórowaną.
Obniżenie opłaty konferencyjnej było możliwe również z innych względów. Wskazać tutaj można ograniczenie kosztów reklamy do absolutnego minimum, poprzez wykorzystanie cyfrowych mediów – zostanie to omówione szerzej w dalszej części. Podobnie jest
w kwestiach przygotowywania poszczególnych artykułów promocyjnych. Odpowiednio długi czas w połączeniu z posiadanymi umiejętnościami, pozwoliły nam na wykonanie projektu strony internetowej, logo konferencji, a także przygotowanie materiałów konferencyjnych do druku wraz z zaprojektowaniem zwyczajowych gadżetów. Przyjmując, iż rynkowa wartość tego typu usług jest wysoka[16], uzależniona od czasu, wielkości, nakładu i innych aspektów technicznych, uzyskaliśmy duże zmniejszenie kosztów. Wszystko dzięki pracy własnej, przy zachowaniu wysokiego poziomu estetyki i jakości oraz graficznej spójności wszystkich materiałów konferencyjnych i strony wizualnej przedsięwzięcia.
Naturalnym koleją rzeczy była konieczność druku i wytworzenia części materiałów konferencyjnych i zwyczajowych gadżetów. Okazało się, że standardowe procedury skazują organizatorów konferencji na korzystanie z usług wydawnictw uczelnianych, które nierzadko są drogie i działają wolno. Rynkowa rzeczywistość okazała się inna – przede wszystkim konkurencyjna cenowo, bardziej różnorodna i bezkonkurencyjna jeśli idzie o czas realizacji druku i dostarczenia gotowych materiałów[17].
Wysokie koszty uczestnictwa w konferencjach utrudniają lub odbierają możliwość uczestniczenia w nich wszystkim potencjalnie zainteresowanym – najczęściej młodszym przedstawicielom nauki. Utrudnienia formalne stoją niejako w sprzeczności z naturą ludzi, którzy w sytuacji konieczności kierują się kreatywnością w rozwiązywaniu konkretnych zadań. W sytuacji gdy obniżaniu kosztów nie towarzyszy obniżanie poziomu konferencji, a jednocześnie zwiększa się jej dostępność.
Rozwiązanie czwarte – Punktualność
W koncepcji naszego kongresu, czas poświęcony na wystąpienia uczestników był precyzyjnie określony, a prezentacje i ich kolejność starannie zaplanowane. Uwzględnieniono przerwy kawowe, połączone z sesjami posterowymi, jak i pozostałe – nie mniej ważne – części konferencji.
W naszym założeniu, konferencja miała się wyróżniać swoim modularnym charakterem. Dawał on uczestnikom możliwość budowania własnej ścieżki konferencyjnej
i wysłuchania wystąpień, których treścią byli najbardziej zainteresowani. Wyznaczyliśmy precyzyjne godziny każdej prezentacji, zapewniliśmy możliwość swobodnego poruszania się pomiędzy salami obrad w taki sposób, aby nie przeszkadzać referentom i publiczności. Planowanie ścieżki było też możliwe dzięki krótkim informacjom o treści każdego
z wystąpień, zamieszczanym w broszurze konferencyjnej. Ponadto, personel konferencyjny – w osobach naszych studentów – pomagał na bieżąco wyjaśniać wszelkie kwestie typu: „kto”, „co” ‚”gdzie” i „kiedy”. Wbrew pozorom dublowanie informacji, w sytuacji dynamicznych zmian, okazywało się bardzo potrzebne. Podkreślić należy, iż do takiego sposobu uczstnictwa w kongresie wszyscy uczestnicy byli zapraszani i namawiani już od momentu ogłoszenia konferencji – w informacjach ogólnych i zasadach szczegółowych regulujących przebieg wydarzenia. Informowaliśmy tam o możliwości przemeszczania się między sekcjami w trakcie ich trwani, udostępnialiśmy palny i porządki obrad. Przestrzeganie dyscypliny czasowej było tutaj oczywistym warunkiem osiągnięcia założonego sukcesu i realizacji przyjętego planu.
W celu usprawnienia przebiegu spotkania, jak wzmiankowano już powyżej, do jego realizacji włączeni zostali chętni do pomocy studenci. Pełnili wiele funkcji, z których jedną było utrzymanie dyscypliny czasowej w czasie przerw. Okazało się, że grzeczne przypomnienia uczestnikom konferencji o rozpoczynających się za chwilę obradach – ale, co istotne, nie o konieczności udania się na obrady – wystarczały, by te mogły odbywać się przy salach wypełnionych zainteresowanymi.
Nowe rozwiązanie zaproponowaliśmy w odniesieniu do prowadzenia obrad poszczególnych sekcji. Poprosiliśmy wybrane osoby, występujące w danych sekcjach,
o pełnienie roli prowadzących, jednocześnie zwalniając z konieczności dokonywania jakichkolwiek podsumowań, itp.[18] Zadaniem tych osób miało być zapraszanie kolejnych referentów (wliczając w to samych siebie) do zabrania głosu i uruchamianie zegara informującego o upływającym czasie wystąpień. Funkcja ta realizowana była za pomocą komputera wyświetlającego jednocześnie w sposób graficzny i alfanumeryczny upływający czas wystąpienia, na koniec którego pojawiał się sygnał dźwiękowy. Przewodniczący sekcji i referujący przez cały czas mieli jasną informację o pozostałym czasie. Dodać należy, iż wszyscy przewodniczący zostali odpowiednio wcześniej zaproszoni na specjalne spotkanie – rodzaj krótkiego szkolenia – w czasie którego zapoznaliśmy ich z zaproponowaną funkcją, szczegółami technicznymi i miejscem obrad.
Każda sesja miała ponadto swojego opiekuna technicznego, wyznaczonego przez organizatorów. Jego zadaniem było: wcześniejsze przegranie do komputerów prezentacji poszczególnych referentów, zapoznanie ich ze sposobem operowania pilotem zmiany slajdów oraz zarządzanie sprzętem nagłośnieniowym. Co oczywiste mieli też oni gwarantować spokojny przebieg obrad od strony techniczenj, natychmiast reagując
w sytuacjach kryzysowych. Osoby referujące zostały odpowiednio wcześnie zapytane
o potrzeby w tym zakresie, a prezentacje przegrane przed ich wystąpieniami, w sposób umożliwiający ich bezproblemowe, późniejsze uruchomienie. Ponadto personelem sal były też osoby podające mikrofon uczestnikom dyskusji zabierającym głos tuż po wystąpieniach, dzięki temu udało się oszczędzić czas i sporo kłopotów z przemieszczaniem się
i nagłośnieniem.
Oczywiście decydującą rolę w tym zakresie odgrywały osoby moderujące przebieg spotkania, w sposób grzeczny, ale jednoznaczny i stanowczy, miały prosić o zadawania krótkich pytań, udzielanie związłych odpowiedzi. Zabiegi te miały zapewnić rozpoczynanie kolejnych wystąpień we wskazanym wcześniej czasie.
Rozwiązanie piąte – Właściwa reklama
Refleksja w zakresie kwestii związanych z propagowaniem informacji dotyczących wydarzeń naukowych poskutkowała w naszym przypadku przyjęciem i wdrożeniem specyficznej strategii działań marketingowych. Polegały one na zamianie tradycyjnych, niefunkcjonalnych naszym zdaniem, dotychczasowych mechanizmów promowania konferencji, na te nowocześniejsze i co wazniejsze skuteczniejsze.
Uznaliśmy, iż współcześnie pierwszym miejscem informacji o przygotowywanej konferencji powinna być specjalna strona internetowa tego wydarzenia. Zadecydowały
o tym powszechność użycia medium jakim jest Internet.
Umieszczenie w jednym, centralnym miejscu wszystkich istotnych informacji z punktu widzenia organizatorów i potencjalnych uczestników, pozwoliło uprościć komunikację. Pozwoliło też obniżyć koszt konferencji poprzez brak konieczności druku dokumentów, zasad, zaproszeń, zawiadomień i przypomnień o terminach rejestracji. Zatem cała strona internetowa konferencji stanowiła jedną wielką reklamę tego wydarzenia, promując je
w sferze publicznej w sposób wieloaspektowy, adekwatny do złożoności tegoż przedsięwzięcia.
Wykorzystanie cyfrowej infrastruktury rozszerzyliśmy o kilka innych możliwości propagowania informacji o konferencji. W pierwszym rzędzie stworzyliśmy imienną bazę adresów e-mail wszystkich potencjalnie zainteresowanych osób ze środowiska naukowego[19]. Równocześnie powstała baza mailowa instytucji naukowych i badawczych, do których wysyłaliśmy informacje o konferencji wraz prośbą o rozpropagowanie informacji o niej wśród swoich pracowników.
Kierowanie imiennych zaproszeń sprawiło, iż otrzymaliśmy mnóstwo listów zwrotnych – z potwierdzeniem udziału. Co ciekawe, i jednocześnie ważne w aspektach organizacyjnych, część z odpowiadających na zaproszenie osób informowała, iż poprzez instytucje macierzyste i oficjalne kanały dystrybucji tego typu informacje do nich nie dotarły.
Równocześnie, w porozumieniu z partnerami medialnymi – patronem wydawniczym
i pismami współpracującymi – uzyskaliśmy możliwość nieodpłatnego anonsu wydarzenia, na ich łamach i stronach www. Uznaliśmy, że z uwagi na swoją fachowość, pisma te są miejscami odwiedzanymi przez osoby potencjalnie zainteresowanymi udziałem
w proponowanej przez nas konferencji.
Z pewnością prestiżu naszej konferencji i jej rangi dodawało zaproszenie do Rady Naukowej znamienitych przedstawicieli nauki, w większości uznanych autorytetów. Również zaproszenie do udziału w części plenarnej konferencji gości specjalnych, wzmacniało medialność tego wydarzenia. Zaproszenie przyjęli: Bronisław Wildstein, Katarzyna Kłosińska, Jerzy Wenderlich[20] i Maja Branka. Goście reprezentowali mocno zróżnicowane podejścia do tematyki poddawanej dyskusji. Różnice były zarówno od strony osobistych doświadczeń związanych z ‚polityczną poprawnością’, jak również merytorycznej oceny i kwalifikowania tego fenomenu.
Kolejnym, nie mniej znaczącym aspektem związanym z reklamą konferencji, było zamieszczenie informacji o tym wydarzeniu w internetowych portalach konferencyjnych. Koszt tych ogłoszeń był zerowy jeśli idzie o wydatki pieniężne, ale ceną był spam.
W rozrachunku uznaliśmy, że zabieg rozpraszania informacji o konferencji w sieci Internet, był właściwy i opłacalny.
Jeszcze jednym kanałem upowszechniania informacji o konferencji stały się popularne, nie tylko wśród młodszej części internautów, media społecznościowe – Facebook
i Twitter. Oczywiście całość należy uzupełnić o “tradycyjne” sposoby anonsowania wydarzeń naukowych, czyli bezpośrednie rozmowy i “szeptany marketing”.
Dla wypromowanie wydarzenia użyliśmy także plakatów, ale z uwagi na lokalność
i ograniczoną skuteczność takich materiałów, użyliśmy ich w ilości nieznaczącej przy mnogości elektronicznych zaproszeń. Zostały one rozwieszone w macierzystej jednostce – na terenie Uniwersytetu Mikołaja Kopernika i ‚miejscach zaprzyjaźnionych’, czyli niektórych uczelniach, w murach których przebywaliśmy sami, bądź zostaliśmy poproszeni
o dostarczenie plakatów przez osoby nimi zainteresowane.
Rozwiązanie szóste – Wartościowe publikacje
W miejsce zbiorczych prac pokonferencyjnych zaproponowaliśmy odmienny sposób prezentacji własnych tekstów. Na wielele miesięcy przed kongresem, porozumieliśmy się
z wybranymi czasopismami naukowymi w sprawie współpracy[21]. W porozumieniu z nimi, umożliwiliśmy uczestnikom konferencji publikację swoich tekstów w wybranych
i wskazanych przez nich periodykach. W tym miejscu podkreślić należy fakt, że prawo publikacji dotyczyło wszystkich czynnych uczestników konferencji, biorących udział bądź
w sesjach panelowych, bądź w sesjach posterowych.
Wyróżnikiem zaproponowanego rozwiązania jest przede wszystkim fakt umożliwienia publikacji wszystkich materiałów, które przejdą preselekcję i dostaną akceptację czasopism. Akceptacja miała dotyczyć zarówno strony technicznej, jak i merytorycznej. W każdym innym przypadku, osoby chcące publikować w nich muszą samodzielnie zabiegać o taką możliwość, co poza spełnieniem, wzmiankowanych wcześniej, wymogów formalnych, wiąże się z długim czasem oczekiwania na publikację – siękającym nawet 24 miesięcy. Najlepszą egzemplifikacją jest tutaj przykład kwartalnika ,Kultura i edukacja’, w którym z uwagi na rangę czasopisma
i rzadkość emisji poszczególnych numerów, możliwość spontanicznej publikacji jest niezwykle trudna i odległa.
Z tej perspektywy patrząc, zaproponowane uczestnikom rozwiązanie jest nader atrakcyjne. Daje realną szansę publikacji w uznanych w świecie nauki periodykach,
z pierwszeństwem publikacji przy spełnieniu warunków dopuszczających dla możliwości ich druku. Atutem takiej formy publikowania bez wątpienia jest renoma wybranych przez organizatorów czasopism w świecie nauki, ich wieloletnia tradycja, ale też tematycznych rozpiętości naukowych refleksji i merytorycznej wartości, jaką prezentują.
W tym miejscu zauważyć należy, że pojawienie się tekstu w takich właśnie renomowanych czasopismach, daje szansę realnej i konstruktywnej dyskusji pomiędzy badaczami. ‚Obecność’ w nich jest zwyczajnie znacząca i niejako wręcz obowiązkowa, zwłaszcza dla młodszych naukowców aspirujących do elity naukowego świata. Dla uczestników konferencji nie bez znaczenia jest również fakt punktowania artykułów w tychże czasopismach, jak również możliwość publikowania w czasopiśmie obcojęzycznym, wydawanym poza Polską.
Rozwiązanie siódme – Odpowiedznia infrastruktura
Wybór miejsca realizacji naszej konferencji dokonany został w myśl prostej zasady, mówiącej, że sale konferencyjne, zaplecze hotelowe i restauracja, muszą znajdować się
w jednym miejscu.
W przestrzeni naszych zainteresowań znalazły się placówki świadczące tzw. “usługi konferencyjne”. Wskazane pojęcie jest na tyle ogólne, iż naturalną koniecznością stało się zrewidowanie deklarowanej jakości usług. W praktyce oznaczało to przygotowanie wstępnych, choć jednocześnie precyzyjnie określonych, warunków dotyczących potrzeb konferencji i rozesłanie zapytań ofertowych. Było to rodzaj swoistego przetargu. Wymagania techniczne związane były z lokalizacją obiektu, usytuowaniem sal konferencyjnych, ich wielkością i możliwością adaptacji przestrzeni w trakcie dnia. Warunkiem było zapewnienie, bezproblemowej komunikacji pomiędzy salami. Osoby zainteresowane konkretnym wystąpieniem musiały mieć możliwość dołączania do grupy konferującej nie tylko w czasie przerw pomiędzy obiema sesjami, ale przede wszystkim w trakcie ich trwania. Ponadto pod uwagę brane były aspekty techniczne związane z udostępnieniem zestawu nagłośniającego. W jego skład wliczane były mikrofony stacjonarne dla prowadzącego i osób referujących oraz mikrofony bezprzewodowe służące osobom z audytorim w trakcie dyskusji. Kolejnym elementem było zapewnienie komputerów podłączonych do rzutników wraz z urządzeniami bezprzewodowej komunikacji pozwalającej na zdalną zmianę slajdów (w razie takiej potrzeby), wraz z udostępnieniem w pełni funkcjonalnego stosownego oprogramowania. Wszystkim uczestnikom udostępniony został bezprzewodowy, darmowy dostęp do Internetu[22].
Inną, chociaż nie mniej ważną, kwestią było usytuowanie sal konferencyjnych
w stosunku do foyer, w przestrzeni którego ulokowana miała być sesja posterowa. Kuluary
w założeniu miały umożliwiać, a nawet zachęcać, do bezpośrednich kontaktów i interakcji między wystawiającymi plakaty, a pozostałymi uczestnikami konferencji.
Osobną część warunków stanowiły zapytania o możliwości i warunki kwaterowania uczestników. Prosiliśmy też o wycenę “przerw kawowych” i dość wystawnego obiadu
w postaci bufetu.
Dodatkowo należało rozpatrzeć jeszcze miejsce na usytuowanie recepcji konferencji – pierwszego i najważniejszego strategicznie miejsca formalnego kontaktu zaproszonych gości i uczestników z organizatorami. W recepcji odbywało się wydawanie materiałów konferencyjnych, identyfikatorów, dokumentów i poświadczeń (delegacje), jak również udzielano informacji.
W audycie kilku placówek, które zgłosiły swoją ofertę organizacji konferencji okazało się, że w zakresie wynajęcia sal konferencyjnych w kompleksach hotelowych, w połączeniu
z możliwością wykorzystania części hotelowej i restauracyjnej, Toruń ma do zaoferowania kilka rzeczywiście urokliwych i wysoce funkcjonalnych miejsc. Naszą uwagę skupiły te, zlokalizowane w centrum miasta, co jest nie bez znaczenia dla odwiedzających nasz gród gości konferencyjnych, pragnących wykorzystać czas spędzony tutaj na bliższe poznanie miasta. Wiele przesłanych ofert centrów konferencyjnych proponowało podobny standard
i zapewniało pełną realizację naszych potrzeb dotyczących infrastruktury. Wobec powyższego kryterium decydującym o wyborze miejsca obrad była najatrakcyjniejsza cena.
Doświadczenie pokazało też, że nawet najbardziej nowoczesne obiekty uniwersyteckie – np. budynek toruńskiego Collegium Humanisticum (‚nafaszerowany’ elektroniką i automatyką i mediami komunikacyjnymi) – w żaden istotny sposób nie stanowią konkurencji dla tzw. “centrów konferencyjnych”’. Decydowały o tym różnice w funkcjach jakie mają spełniać. Jedne mają umożliwiać działania stricte akadmickie, dydaktyczne, inne tworzone są z myślą właśnie o kongresach.
Część III – Rachunek sumienia
Zachowując obiektywizm należy jednak skonstatować, że nie wszystko w poszło
w 100% tak jak zakładaliśmy.
W zasadzie wszystkie problemy mogłyby zostać przyporządkowane do dwóch grup. Pierwsza to problemy z administracją, a w zasadzie biurokracją. Druga do porażki
związane z mentalnością uczestników: nawykami, przyzwyczajeniami, ale i odwrotnie nieumiejętnością odnalezienia się w nowych zasadach.
Przystępując do realizacji konferencji mieliśmy jedną, jak się okazało płonną, nadzieję związaną z podstawową obawą o rafy administracji. Okazało się, że musieliśmy zmierzyć się
z całym stosem dokumentów do wypełnienia. Największym problemem były wszelkiej maści rozliczenia. Praktyka pokazała, że organizator konferencji nie ma swobody dysponowania pozyskanymi środkami finansowymi. Stanem normalnym byłby ten, gdzie organizatorzy mogliby wydatkować zgromadzone środki swobodnie, każdorazowo uzyskując na ten cel zgodę przełożonego i dokumentując wydatek rachunkiem, fakturą. Niestety jak się okazuje są obszary, w których to tak nie działa.
Dobitnym przykładem absurdu bywa postawa niektórych wydawnictw uczelnianych. Chcąc przygotować materiały konferencyjne należy się do wydawnictwa obowiązkowo zgłosić i o ile są tam możliwości techniczne na wykonanie naszego zlecenia to trzeba (sic!) taką ofertę przyjąć. Nawet jeśli przedstawiona oferta będzie daleko droższa od tej usługodawców zewnętrznych, a proces produkcji miałby trwać wiele tygodni.
W tym miejscu należy wyraźnie zaznaczyć, że konferencja miała charakter samofinansujący – od nikogo nie chcieliśmy nawet złotówki. O korzyściach płynących dla uczelni, takich jak promowanie jej przy okazji promowania konferencji nie trzeba wspominać. Do nikogo powyższe argumenty nie przemawiały. Są przepisy i już…
Przykrym doświadczeniem, nie tylko dla organizatorów, była kwestia rozliczeń
z gośćmi specjalnymi, którzy ze względu na specyficzne tempo „młyńskich kół księgowych” na należne wynagrodzenie czekali przez 4 miesiące.
Przykłady podobnych kłód w odniesieniu do miejsca organizacji konferencji, czy zakupu niezbędnych artykułów, można by jeszcze długo mnożyć. Momentami okazywało się, że w celu zrealizowania konferencji musieliśmy się metodami ocierać o „kreatywną księgowość”. Nie jeden raz, dla świętego spokoju, decydowaliśmy się jakieś drobniejsze kwoty pokrywać z własnej kieszeni, bo problemy rozliczeniem i narażanie się na podejrzenia, nie były tego warte. To jednak chyba zjawisko występujące dość często wśród organizatorów sympozjów.
Na drugim biegunie doświadczeń z administracją, biurokracją były te w centrum konferencyjnym, czy u innych usługodawców. Tu wszystko było na czas, przy minimum formalności. W zasadzie prawie wszystko można było uzgodnić przez telefon, czy drogą mailową. Co bodaj najistotniejsze, pomimo swoistego kredytowania (zapłata ”z dołu”) nikt nie traktował nas jak potencjalnych oszustów.
Drugą grupą problemów, jak zapowiadano wcześniej, były postawy samych uczestników. Planując konferencję, zdając sobie sprawę z jej nowatorskiego charakteru
i rozwiązań, mieliśmy na uwadze szczególnie staranną i wielokanałową informację. Po pierwsze reguły na stronie konferencji. Po drugie konieczna dla rejestracji akceptacja zasad konferencji. Po trzecie informacje o programach i po czwarte regulacje przekazywane drogą mailową do wszystkich uczestników.
Największym problemem okazał się czas dla wygłoszenia referatów. Pomimo faktu, że we wszystkich ww. kanałach informowaliśmy o 12 przysługujących minutach, sytuacją częstą było nie mieszczenie się w czasie. Zdarzały się też z tego powodu pretensje do prowadzących sesje. Mimo zastosowania zegarów, które odliczały czas – referenci mieli je ciągle na widoku – pomimo presji wyraźnych godzin w programie i pomimo próśb, takie przypadki się zdarzały. Tu wina leży po stronie niewłaściwie przygotowanych uczestników. Doświadczenie zdobyte na dobrych, konferencjach zagranicznych[23] pokazuje, że uczestnicy nawykli do kultury konferencyjnej nie mają problemów z czasem. Niestety dla niektórych doświadczenia te były najwyraźniej obce.
Problemy były także w niezrozumieniu idei sesji posterowych. Po pierwsze trafiały się osoby, które zupełnie nie rozumiały na czym taki typ prezentacji polega i na przykład wieszały plakaty natychmiast się od nich oddalając i nie dając zwiedzającym szans na pytania i dyskusje. Jedna z uczestniczek żądała mikrofonu, aby stojąc przy swoim plakacie móc na raz mówić do wszystkich zgromadzonych na przerwie kawowej, zapominając zupełnie
o „dobrowolności” udziału w takich prezentacjach.
Drugim problemem w rozumieniu sesji posterowych było traktowanie ich jak gorszej formy wystąpienia. Zupełnie inna przyświecała nam idea. Za cel postanowiliśmy sobie zmienić postrzeganie tej formy prezentacji. Wychodziliśmy z założenia, że pewne tematy, opracowania lepiej zostaną ukazane w trakcie takiej sesji niż w formie tradycyjnego referatu. Dotyczyło to szczególnie tych propozycji, w których kluczowy wydawał się dialog ze słuchającymi. Pomimo naszych wysiłków niektóre z osób ciągle traktowała propozycję występu w sesji posterowej jako swoistą porażkę.
Innym problem bywało mylne rozumienie konferencji – jej istoty. Chyba tylko tak można tłumaczyć fakt, że dla wielu uczestników konferencja miała sens, tylko wtedy, kiedy oni sami na niej wystąpią. Od początku oczywisty wydawał nam się fakt, że spotkania takie mają przede wszystkim walor poznawczy. Uczymy się nowych rzeczy, dyskutujemy, wymieniamy poglądy. Przyzwyczajenie, złe przyzwyczajenie, nakazywało oczekiwać możliwości wystąpienia tylko ze względu na uiszczenie opłaty konferencyjnej.
Nie zawsze też w roli prowadzących potrafiły się odnaleźć osoby przez nas do tej roli zaproszone. Kolejny raz przyzwyczajenie i źle rozumiana kultura nie pozwalały skutecznie egzekwować porządku obrad. Tu można też doszukiwać się naszej winy, być może z większą starannością powinniśmy byli dobierać kandydatury, choć trudno tu było o jakieś jasne kryteria, którymi powinniśmy się kierować. Zdarzyło się też, że jedna z osób poproszona
o pełnienie tej funkcji w sposób zdecydowany i niewybredny odmówiła porównując tę funkcję do… woźnego. Za sukces poczytujemy sobie fakt, że udało nam się uniknąć prowadzących, którzy sami swoimi wypowiedziami burzą ład programu wystąpień.
Na osobny akapit zasługują problemy z publikacjami. Jakkolwiek występowaliśmy
w roli tylko pośredników – między uczestnikami konferencji, autorami, a wydawcami czasopism – to nie uniknęliśmy problemów. Pierwszym okazał się trud z dotrzymaniem terminu złożenia tekstów. Jak się okazało 2 miesiące od zakończenia konferencji (i kilka miesięcy przed) to za mało dla niektórych autorów. Jasne się wydaje, że część osób nie jest
w stanie w tym czasie ukończyć, przygotować tekstu do publikacji, nie są jednak jasne pretensje do organizatorów o „trzymanie się terminu” (sic!). Pewnie już tylko zaniedbaniem jest dostarczanie tekstów, które nie spełniały edytorskich wymagań wydawnictw. Tu zapewne zabrakło przekonania o tym, że to na pewno konieczne. Pomimo jasnej informacji w listach do autorów, osobnego punktu w zasadach konferencji, a nawet odnośników do wymagań edytorskich poszczególnych czasopism, nie zawsze teksty spełniały kryteria.
Jak widać powyższe problemy z uczestnikami mają swoje dwa zupełnie skrajne powody. Albo nawykli oni, przez bogate doświadczenia, do starych dysfunkcyjnych wzorów, albo przeciwnie – brakowało im doświadczenia konferencyjnego jako takiego[24].
Podsumowanie
Z perspektywy kilku miesięcy należy ocenić konferencję jako bardzo udane przedsięwzięcie organizacyjne. Potwierdzają to docierające do nas opnie uczestników, ukazujące się w czasopismach sprawozdania, jak i nasze własne odczucia. Daje nam to przeświadczenie o tym, że zaproponowane rozwiązania były właściwe, a kierunek zmian poprawny. Z pewnością pomimo problemów, które wystąpiły zaproponowane rozwiązania należy wdrażać, propagować, a tam gdzie to konieczne dalej udoskonalać. Ponadto żywimy nadzieję, że tekst ten ma szanse na rozpoczęcie debaty o kongresach naukowych w Polsce – ich celach, jakości, że wróci nieco zaniedbany dyskurs o metodyce konferencji – co da początek koniecznym zmianom[25].
[1] Prócz autorów poniższego tekstu, organizatorem i jednym z filarów przedsięwzięcia była dr Dagna Dejna.
[2] Choć świadomi jesteśmy różnic, które występują między pojęciami konferencja-kongres-sympozjum, pozwalamy sobie ich używać zamiennie. Zabieg ten ma służyć ułatwieniu czytania tekstu, bez nadmiaru powtórzeń.
[3] Tutaj na miejscu będzie przywołanie szkicu Lecha Witkowskiego, Cztery ligi w nauce polskiej, Acta Universitatis Nicolai Copernici, Pedagogika, XXV
[4] Własne doświadczenie konferencji na południu Polski z maja 2011 r.
[5] Ze wspomnień K. Sośnickiego – źródło własne.
[6] Widywaliśmy już kartki, dzwoneczki, pomysł na wstawanie przewodniczącej na znak pozostałych 5 minut i wszelkie techniki migowe. Nic nie działa.
[7] Kolejne doświadczenie własne.
[8] Kolejne doświadczenie własne – tak nieliczna sekcja obradowała w czerwcu na Cyprze w 2010 r. sam byłem jej częścią –F.N.
[9] Marian Grabowski w znakomitej pracy „Istotne i nieistotne w nauce” (Toruń, 2000) pisał: “Sterty naukowego śmiecia mają swoich wytwórców. Są to rzesze ludzi znakomicie prosperujących w realiach współczesnej nauki, którzy dzięki banalnym wynikom uzyskują naukowe tytuły, pieniądze na badania, publikują stosy artykułów i książek. Miernota tłumnie wypełnia badawcze instytucje, uniwersytety. Rzesza producentów naukowej tandety kształtuje w znaczący sposób dzisiejsze oblicze nauki”.
[10] 40 000 znaków ze spacjami
[11] W istocie, strona WWW konferencji była najważniejszym miejscem przepływu informacji pomiędzy uczestnikami a organizatorami. Więcej o tym rozwiązaniu w dalszej części opracowania. Strona jest nadal dostępna w sieci Internet pod adresem: poprawnosc.pl
[12] Istnieje możliwość tworzenia elektronicznych, prostych i dowolnie złożonych formularzy zgłoszeniowych. Narzędzia temu służące są dostępne nieodpłatnie. Dopiero po przekroczeniu określonej liczby zgłoszeń generowanych za ich pomocą w określonym czasie (więcej niż 100 zgłoszeń/miesiąc), może pojawić się konieczność uiszczania opłat za usługę. Wzmiankowany mechanizm (formularz, w połączeniu z usługą) tworzył w czasie przyrostową bazę danych, w postaci plików popularnego MS Excell’a. Scentralizowanie systemu, jego ujednolicenie i prostota obsługi leżąca po stronach osób wypełniających formularz i osób odbierających elektroniczne zestawienia jest niezmiernie wygodne i praktyczne. Jest również relatywnie najtańszym sposobem organizowania kwestii zgłoszeniowych, zgłaszania ewentualnych potrzeb noclegu, faktury, potwierdzenia udziału w konferencji, etc.
[13] Jeden z terminów, który wprowadziliśmy do naszego słownika w czasie przygotowania konferencji – oznaczający zatwierdzenie propozycji wystapienia.
[14] Dziekan, Rektor i Filip Nalaskowski jako pomysłodawca – całość nie więcej niż 15 minut.
[15] Wynegocjowany koszt noclegu w jednoosobowym pokoju, w trzygwiazdkowym hotelu na starówce – wynosił 100zł; nocleg w czterogwiazdkowym hotelu konferencyjnym, również usytuowanym w centrum miasta – w pokoju jednoosobowym, kosztowałby 220zł.
[16] Przykładowo: projekt logo wykonany przez profesjonalistę kosztuje od kilkuset do kilku tysięcy złotych.
[17] Koszt wytworzenia kompletu materiałów konferencyjnych wyniósł 10,5zł. W komplecie znajdowały się: kolorowa teczka konferencyjna z bloczkiem (20stron/A4) i wysokiej jakości długopisem z logo konferencji, identyfikator ze smyczą z nadrukiem logo oraz broszura (format B6, 16 stron, kolorowa okładka), zawierająca plan wystąpień wraz z abstraktami, danymi dostępowymi do bezpłatnej dla uczestników bezprzewodowej sieci Internet oraz menu obiadu w formie bufetu.
[18] W zachodnioeuropejskiej konwencji konferencyjnej funkcjonuje pojęcie ‚chairman’ odnoszące się do osoby wybranej spośród uczestników, która przejmuje obowiązek formalnego kierowania daną sekcją w czasie jej trwania. Jest to powszechna praktyka chociaż nie jedyna i nie dominująca, podpatrzona w czasie konferencji realizowanych poza granicami naszego kraju; nie budząca kontrowersji i emocji w uczestnikach konferencji, których byliśmy świadkami.
[19] Przy tej okazji okazało się, jaką kulturę prezentuje spora część Polaków, również ludzi związanych z kształceniem wyższym i nauką w ogólności, w zakresie zasad tzw. netykiety, czyli zasad zachowania się w cyfrowej rzeczywistości. Nagminną wręcz jest sytuacja, w której korespondenci poczty elektronicznej nie ukrywają adresów e-mail osób trzecich, dopuszczając się sytuacji tak nieuprawnionego jak powszechnego rozpraszania tych informacji w sieci Internet. Z obowiązku dodam, iż z naszej strony, jako organizatorów, dochowaliśmy zasad netykiety w tym zakresie.
[20] Z powodu zwołania nadzwyczajnego posiedzenia Sejmu RP, pełniący funkcję Marszałka Jerzy Wenderlich w ostatniej chwili był zmuszony odwołać udział w konferencji.
[21] Kultura i Edukacja jako patron wydawniczy (12 punktów) i czasopisma współpracujące: Journal of Faculty of Education – Cukurowa University (Turcja, 18 punktów), Przegląd Pedagogiczny i Wychowanie Na Co Dzień.
[22] Po podaniu hasła, znajdującego się w broszurze konferencyjnej.
[23] Na przykład coroczny INTED w Walencji.
[24] Właśnie tak interpretowałbym uwagi p. Parek, która na lamach Historii i kultury, w swoim, skądinąd ciekawym i drobiazgowym sprawozdaniu, daje dwie uwagi krytyczne. Pierwsza o za krótkim czasie wystąpień, bo nie wszyscy referujący się mieścili. Druga o tym, że były dwie równoległe sesje i część referatów ją mogła ominąć.
[25] Wśród owych zmian warto postulować objęcie oceną parametryczną –„punktami” konferencji. Podobnie jak ma to miejsce wśród czasopism – niech udział w najlepszych konferencjach będzie odnotowywany parametrycznie. Przy spełnieniu odpowiednich wystandaryzowanych warunków (np. dotyczących zasięgu, jakości, selekcji, systematyczności odbywania) warto za udział w nich także przyznawać punkty i traktować je jako znaczącą część dorobku.
Dr Filip Nalaskowski
Dr Mirosław Zientarski
7 grzechów głównych konferencji
Wstęp
Naszą motywacją do napisania poniższego tekstu były doświadczenia z konferencjami naukowymi z ostatnich lat. Obok zadowolenia i satysfakcji z uczestnictwa często pojawiało się rozczarowanie i niedosyt. Właśnie te ostatnie odczucia motywowały nas do zorganizowania konferencji „Poprawność polityczna w sferze publicznej i edukacji”, która odbyła się w Toruniu w grudniu zeszłego roku[1]. Choć trudno tu, a z pewnością nie wypada samemu, mówić o sukcesach, to ponad wszelką wątpliwość warto podzielić się ogólną refleksją i wynikiem tego naszego szczególnego eksperymentu.
U podstaw naszego działania leży pewne doświadczenie konferencyjne (w moim wypadku ponad 20 wystąpień – tylko w ciągu ostatnich 2 lat –F.N.) i odczucia oraz obserwacje, nierzadko krytyczne dotyczące tych przedsięwzięć. Nie ma prawdziwszej
i sensowniejszej formy konstruktywnej krytyki jak próba zrobienia samemu czegoś z czym, naszym zdaniem, mają problem inni. Z oczywistych względów nasze obserwacje, uwagi
i refleksje ograniczone są do pola naszych dyscyplin – pedagogiki i socjologii, a w szerszym ujęciu nauk społecznych i humanistycznych.
Na samym początku należy zaznaczyć, że przygotowując nasz kongres[2] nie zawsze wymyślaliśmy nowe rozwiązania, pewnie nie stworzyliśmy niczego zupełnie nowego. Część to „patenty” podejrzane na konferencjach zagranicznych. Z pewnością odkrycia, których nie kopiujemy od innymi, też mają „charakter osobisty” – czyli już ktoś, gdzieś i kiedyś to wymyślił (i najpewniej zastosował), tylko my o tym nie wiemy. Jak pisała klasyk – Margaret Boden są to „odkrycia typu P”. Jedyne co może być tu nowe, to połączenie tych wszystkich elementów w oryginalną, skuteczną formę organizacyjną.
Nie zawłaszczamy także recepty na sukces – nie wszystko nam się udało, co obiektywnie relacjonujemy. Widzimy pole do propagowania dobrych rozwiązań, które poprawią jakość naszych konferencji.
Część I – Grzechy
Grzech pierwszy – Bezrefleksyjny nabór
Ileż to razy zdarzyło się, że słuchając wystąpień na konferencjach zachodziliśmy
w głowę co my tu właściwie robimy, a tak naprawdę nie my tylko ten referent i jego wykład. Podstawowe problemy, które często napotykamy, są dwa: marny poziom wystąpienia oraz brak związku z tematem konferencji. W takim wypadku całkowitą odpowiedzialność za zaistniałą sytuację wydają się ponosić organizatorzy spotkania.
Od lat coraz powszechniejsza staje się w Polsce tendencja do organizowania konferencji „przez listonosza” – co oznacza, że nadesłanie zgłoszenia równa się wystąpieniu. Twórcy kongresów, wydaje się, zupełnie zapomnieli o selekcji zgłoszeń i odeszli od tej prkatyki. Skutkiem tego jest częsty bałagan w tematach i obniżony poziom całego przedsięwzięcia.
Znane są przyczyny takiego stanu rzeczy. Po pierwsze to niewystarczający wysiłek
i przyzwyczajenie do takiej strategii. Selekcja wymaga zebrania wystąpień, lub choćby abstraktów, odpowiednio wcześniej. Należy je przeczytać, ocenić i o rezultatach zawiadomić. To wysiłek – zdaniem wielu – zbędny.
Po drugie, i istotniejsze, to obawa, przed odrzuceniem kogoś, czyli ryzykiem utraty uczestnika (i pieniędzy z jego wpisowego). Trudno powiedzieć komuś wprost: twój referat się nie nadaje – licząc się z utratą pieniędzy i reakcją samego zainteresowanego. Niestety często frekwencja – ilość – wygrywa z jakością.
Wydaje się, że już dawno zapomniano o tym, że organizacja konferencji to coś więcej niż rozesłanie zaproszeń i rezerwacja sali. To także, jeśli nie przede wszystkim, skomponowanie spójnego i wartościowego programu.
Przykładem dobrej praktyki są tu, choćby hiszpańskie konferencje realizowane w cyklu ICERI, gdzie nieodzownym warunkiem uczestnictwa jest zaakceptowanie przez radę naukową konferencji przesłanych abstraktów wystąpień. Pomimo selekcji konferencje te regularnie gromadzą po kilkuset uczestników. Innym rozwiązaniem, stosowanym niegdyś na toruńskich „Konferencjach wizualnych” było zlecanie uczestnikom bardzo konkretnych tematów do przygotowania. Taka strategia gwarantowała skupienie wszystkich wystąpień w podobnej osi tematycznej
Grzech drugi – Bezkrytyczne hołdowanie pomnikom
Nie ma nic złego w docenianiu i podkreślaniu zasług tych, którzy mają wkład
i osiągnięcia na polu dyscypliny, której i my się oddajemy. Tak było jest i być powinno. Problem pojawia się wówczas, kiedy hołdowanie postaciom znaczącym odbywa się kosztem rozwoju samej dyscypliny. Pewnym częstym zjawiskiem jest, że jeśli poddamy, nawet pobieżnej, analizie program spotkania, to okaże się, że kolejność wystąpień ustawiona jest według tytułów i stopni naukowych referentów. Od najwyższego do najniższego. Zaczynają profesorowie zwyczajni, kończą magistrzy, doktoranci i studenci. Taki porządek często uprawdopodabnia zachowanie jakości (bo za tytułem idzie doświadczenie i poziom wystąpienia), ale nie zawsze tak się dzieje. Zdarza się, że ciekawe i dobre tematycznie wystąpienia przepadają gdzieś tuż przed przerwą (nierzadko skracane), bo wcześniej, często nie na temat, wypowiadali się „starsi”. Kiedy zapytać, osoby odpowiedzialne, dlaczego tak się dzieje, to najpewniej usłyszymy, że nie wypadało, aby profesor występował po doktorancie.[3]
Hołdowanie pomnikom ma jeszcze jedną, bardziej irytującą formę. Przyjmuje ona postać niekończących się, rozwleczonych w czasie inauguracji, w trakcie których „wszyscy święci” powinni zabrać głos. Każdy z nich czuje się też w obowiązku wygłosić minireferat. Wszystko to zabiera czas, nie przynosi też w zasadzie żadnego wkładu w jakość całości. Należy bardzo precyzyjnie wyznaczyć granicę między konieczną kurtuazją i oczywistą kulturą, a czczeniem tytułów i pozycji bez względu na ich faktyczną wagę.
Wniosek jest oczywisty, ma wręcz charakter truizmu – niech o miejscu w programie,
i jednocześnie na mównicy, decyduje pomysł na wystąpienie i dobro konferencji, a nie liczba znaków przed nazwiskiem.
Bardzo odważnie i w sposób pozbawiony kompleksów problem „hołdowania pomnikom” został rozwiązany na gnieźnieńskich konferencjach z cyklu „Popkultura
i społeczne kształtowanie tożsamości”. Tam inauguracja ma charakter wyłącznie symboliczny, po czym następują wystąpienia. Sekcje, obrady układane są tematycznie, tak aby tematy harmonijnie się za sobą łączyły. Sprawia to, że osoba referenta i jego tytuły ma znaczenie drugorzędne wobec zaproponowanego tematu.
Grzech trzeci – Kosztowność
Konferencja, jej organizacja, a co za tym idzie udział w niej, nie muszą być drogie –
a często są. Skutki tego są oczywiste – mniej uczestników. Mniej młodszych pracowników nauki. Mniej samych spotkań. Czasami odbywa się to kosztem standardu konferencji.
Widać tu dwie zasadnicze przyczyny. Pierwsza – nieporadność. Organizatorzy nie potrafią wyszukiwać tańszych alternatyw dla umiejscowienia konferencji, materiałów, noclegów itd. Z relacji wiemy także, że zwykłe negocjacje (jeśli ktoś woli – targowanie) to czynność, którą się brzydzą. Rzadkością jest udział w przedsięwzięciu sponsora. Idąc drogą na skróty, przetartymi ścieżkami – przepłacają, koszty przenosząc na uczestników.
Drugi powód to zachłanność jednostek naukowych i osób odpowiedzialnych za zorganizowanie spotkania. Nie ma żadnego innego wytłumaczenia dla tego, aby dwudniowa konferencja organizowana przez prowincjonalną uczelnię we własnej sali wykładowej, przy kanapkach i kawie, kosztowała 500 zł. od uczestnika. Gdzie samemu należy postarać się o nocleg, lub skorzystać z pokoju w akademiku za 150 zł za noc[4]. Część uczelni, wydziałów uznała, że to może być niezłe źródło dochodów, przekraczając tym samym przyzwoitą granicę zysku na rzecze prymitywnej pazerności.
Przykładem zachowania umiaru rozsądnej kalkulacji może być organizowana przez UKSW konferencja „Świat Internetu”. Wprawdzie organizowana ona była na terenie uczelni, ale organizatorzy zapewnili, obok interesujących obrad, materiały konferencyjne i bufet. Udział był stosunkowo niedrogi i wynosił tylko 100 zł. Niestety takie warunki to rzadkość.
Grzech czwarty – Niepunktualność
W zasadzie mantrą osób przewodniczących konferencjom jest: prosimy
o uszanowanie przysługującego czasu wystąpienia. Bodaj na każdej konferencji, w której uczestniczymy są poślizgi. Winnych tego stanu rzeczy jest aż trzech.
Po pierwsze to sami referujący, którzy wydają się mieć w absolutnej pogardzie przysługujący im czas. Aby zmieścić się w wyznaczonych ramach należy przygotować odpowiedni referat, to znaczy, ma odpowiadać potrzebom tej konferencji, a referent winien przestrzegać obowiązujących na niej zasad. Nie może być to przygotowany do publikacji tekst, który ktoś postanowi zaprezentować bez skrótów. Nie warto nawet wspominać, że trzeba czasem powiedzieć tekst przed lustrem, tak na próbę, ale kto dziś o tym pamięta[5]…
Zdarza się, że występujący traktują wejście na mównicę jako swój czas, nie zamierzając oddawać głosu do momentu, aż powiedzą wszystko, co chcieli. Czasem działa to jak odwetowe perpetum mobile. Zabrali mój czas na wystąpienie – zabiorę i ja.
Drugi winny to organizator – prowadzący sesję. Wiele wskazuje na to, że nie ma
w naszej kulturze akademickiej determinacji do tego aby z całą konsekwencją wymagać dyscypliny czasowej. Kiedy już ktoś mówi, referuje, zazwyczaj nie przerywa się, nie odbiera głosu. Nie ma też skutecznych sensownych technik informowania o pozostałym czasie[6]. Może to błąd, bo skutkuje to na przykład tym, że na ostatnich 3 referentów zostaje na przykład 12 minut[7].
Szczególnie irytujący są tu także ci prowadzący sesje, którzy czują się w obowiązku podsumowywania wystąpień. Głoszenia, co referat, swoich mini-referatów. Opowiadania barwnych anegdot i realizację własnych pasji narracyjno-konferansjerskich – wszystko kosztem czasu uczestników.
Ostatni winni to słuchacze. Przyjęło się żądać po każdym referacie dyskusji. Czasami przyjmuje ona formę „pytań”. Tu można z pewnością zakładać, że zawsze znajdzie się osoba, która w ramach „pytania” wygłosi swoje kilkuminutowe a propos credo, zupełnie zapominając o znaku zapytania na końcu. Długie dyskusje nie mają, raczej, sensu w trakcie sesji. To referaty są wymianą poglądów. Mogą temu służyć kuluary. Jeśli czegoś nie przedyskutujemy w 7 minut (a pewnie w tym czasie to się nie uda) to i 57 nie będzie wystarczające do uzyskania satysfakcji. Pytania powinny służyć rozwianiu wątpliwości dotyczących samego referatu, a nie są czasem przeznaczonym na zazwyczaj jałowe
i niedokończone, dysputy.
Tak długo jak od wszystkich trzech podmiotów nie będziemy wymagali, egzekwowali
i pomagali w zachowaniu dyscypliny czasowej, tak długo pojęcie czasu będzie mocno abstrakcyjne w odniesieniu do konferencji.
Co bardzo istotne, tak nie musi być. Bodaj na żadnej z konferencji zagranicznych
w których zdarzyło nam się uczestniczyć, niepunktualność, przekraczanie czasu nie stanowiły istotnego problemy. Powyższe „przewinienia” stanowiły absolutnie marginalny odsetek i nie wpływały w jakikolwiek znaczący sposób na przebieg obrad. Podobnie z rolą przewodniczących, którzy dbali jedynie o sprawny przebieg spotkań, postrzegając swoją funkcję jako raczej techniczną czy organizacyjną.
Grzech piąty – Brak reklamy
Zdumiewająco duża część wydarzeń naukowych przechodzi bez echa dlatego, że nie udaje się organizatorom dotrzeć do osób zainteresowanych. Skutki tego bywają tragikomiczne i często na konferencjach przychodzi obradować w gronie 25 osób, albo sekcja liczy 4 osoby, z czego 3 to referenci[8]. Zupełnie pomijając kwestie prestiżu i przesłanki ekonomiczne, to taki kongres zupełnie nie spełnia swojej podstawowej funkcji. Tylko w sposób umiarkowany jest amboną, agendą wiedzy i agorą wymiany doświadczeń. Ponadto nieudana konferencja, z rozczarowująco małą liczbą uczestników, jest/może być dla organizatorów źródłem frustracji i zniechęcenia do innych inicjatyw.
Niestety w rzeczywistości umasowionej edukacji wyższej – blisko 2 miliony studentów – i co się z tym wiąże mnogości szkół wyższych, wysiłek podejmowanych działań reklamowych jest koniecznością. Prawdopodobnie przykrą, nie licującą z misją akademii, ale niezbędną. Niestety nader często jest to działanie lekceważone i zaniedbywane. Środowisko jest liczne jak nigdy, dość słabo zintegrowane, co za tym idzie chyba tylko działania
o charakterze stricte marketingowym, reklamowym mogą gwarantować należytą informację o wydarzeniu i co za tym idzie – frekwencję.
Nie zawsze musi się to wiązać z kosztami. W Internecie działa co najmniej kilkanaście portali funkcjonujących na zasadzie bazy konferencji, gdzie organizatorzy mogą taką informację zamieścić za darmo. Podobnie działania mailingowe, jeśli poświęci się czas na zbudowanie bazy. Krokiem trudniejszym, bywa że angażującym finanse, jest zamieszczanie informacji w czasopismach branżowych, na ich stronach www. Za to coraz mniejsze ma znaczenie wysiłek rozsyłania zaproszeń pocztą tradycyjną. Imienne zaproszenia są bardzo kosztowne i nie zawsze gwarantują sukces, zaproszenia „na instytucje” bardzo często grzęzną w opieszałości sekretariatów.
Tu za przykład można stawiać organizatorów konferencji tureckich. Jakkolwiek ich poziom, jakość jest różna, to działania reklamowe bardzo intensywne, i skuteczne. Wystarczy raz wziąć udział w którejś z tureckich konferencji, bądź wysłać wiadomość z pytaniem
o jakieś wydarzenie. Skutkuje to bardzo częstymi informacjami o kongresach organizowanych przez uczelnie znad Bosforu, nierzadko wielokrotnymi. Podobnie rzecz się ma z obecnością – dużą – na międzynarodowych portalach konferencyjnych. Co istotne zaproszenia i informacja zazwyczaj kierowane są imiennie.
Grzech szósty – Śmieciowe publikacje
Od jakiegoś czasu, dokładnie od kiedy wydawanie publikacji stało się łatwiejsze, prawie wszyscy organizatorzy konferencji postawili sobie za cel wydawanie owoców
w postaci publikacji pokonferencyjnych. Te bardzo często, jako całość, nie przedstawiają dużej wartości naukowej.[9]
Po pierwsze tego typu publikacje bywają bardzo niespójne i nierówne. Wciąż nie zawsze teksty te są poddawane rzetelnym recenzjom i pracom redakcyjnym. Podobnie jak na konferencje przyjmuje się prawie wszystkich, którzy złożą akces, tak i do publikacji przyjmuje się wszystkich zgłaszających. Teksty bardzo znacząco się od siebie różnią, tak tematyką – odbiegającą od zagadnień konferencji – jak i poziomem, długością, „naukowością”, itd. Skutkiem takiego stanu rzeczy, jest zalew bibliotek publikacjami konferencyjnymi o wartości makulatury.
Drugim powodem słabości takich publikacji jest to, że nie są ono objęte systemem punktacji parametrycznej, co w praktyce skutkuje tym, że nie liczą się do dorobku. To znowu przekłada się na ich poziom. Czasem organizatorzy próbują sobie z tym radzić traktując publikację pokonferencyjną jako rozdział w podręczniku lub monografii. Takie rozwiązanie ma swoje istotne wady. Minimalna objętość rozdziału, to objętość jednego arkusza wydawniczego[10], co oznacza minimum 22 strony znormalizowane. Tak znaczna objętość sprawia, że publikowany teksty mają już mało wspólnego z wystąpieniem, w odniesieniu treści. Mocno też ogranicza liczba możliwych do publikacji tekstów. A wszystko to dla … 3 punktów.
Tu kolejny raz warto odnieść się do rozwiązania praktykowanego zagranicą. Konferencje z cyklu INTED odbywające się w Walencji za swój produkt końcowy przyjmują płytę CD z pełnym tekstem wszystkich wystąpień. Owa specyficzna publikacja jest bardzo niedroga i prawie nie wymaga zabiegów redakcyjnych. Płytę taką otrzymują tylko uczestnicy
i organizatorzy w żaden sposób nie aspirują do tradycyjnych publikacji. Co ciekawe do materiałów konferencyjnych załącza się także egzemplarz współpracującego czasopisma, niejako z zachętą, sugestią do publikowania na jego łamach.
Grzech siódmy – Nieprzystosowana infrastruktura
Pomimo tego, że infrastruktura konferencji, czyli warunki obrad, nie mają dużego znaczenia dla jej wartości, to mają ogromne znaczenie dla komfortu recepcji konferencyjnych propozycji. Warto więc w tym punkcie wskazać kilka pojawiających się problemów. Bardzo często organizatorzy wychodzą z założenia, że jeśli pomieszczenia zaspokajają dydaktyczne potrzeby uczelni, to pewnie sprawdzą się także jako pomieszczenia do obrad konferencyjnych. Błąd.
Jakże często spotyka się problemy z nagłośnieniem – i to w odniesieniu do osób referujących, jak i do publiczności. Dobre nagłośnienie tej ostatniej jest jednym z warunków sprawnego przebiegu części poświęconej pytaniom/dyskusji. Podobne problemy spotyka się z wyświetlaniem prezentacji multimedialnych. Brak możliwości zdalnego sterowania nimi, niekompatybilność formatów, długie „przełączanie” urządzeń. Bodaj wszystkim tym problemom można zaradzić poprzez staranne przygotowanie i przygotowane odpowiednio wcześniej informacje dla uczestników.
Znacznie większym problem stanowi konieczność obradowania w zbyt małych lub zbyt wielkich pomieszczeniach (jak aule, kina, gdzie przychodzi dyskutować 20 osobom). Pewnymi oczywistymi podstawami powinno być organizowanie poczęstunku w miejscu do tego przystosowanym – niekoniecznie w korytarzu między toaletami i portiernią. Ważne jest też takie rozmieszczenie sal, aby łatwo było do nich trafiać, bez konieczności pokonywania 600 m i 60 schodów.
Pewnym rozwiązaniem tych problemów jest organizowanie spotkań naukowych
w wyspecjalizowanych do tego centrach kongresowych. Tu jednak trafia się czasem na niezrozumiały upór (władz uczelni, uczestników, przywiązanych do „akademickości”) i bariery finansowe, z którymi organizatorzy nie zawsze potrafią sobie poradzić.
Z dość oczywistych względów problemów z infrastrukturą nie spotykamy na konferencjach organizowanych w centrach kongresowych – ale zazwyczaj mogą sobie na to pozwolić wyłącznie największe, dysponującym największym zapleczem finansowym, konferencje. Nie musi być to jednak regułą. Chlubnym wyjątkiem może być chociażby konferencja „Osoba z niepełnosprawnością we współczesnej rzeczywistości społecznej”. Zorganizowana ona została w niewielkiej sali, auli uniwersytetu UMK – Collegium Maximum, gdzie możliwe stało się połączenie kameralności z godnymi warunkami obradowania
i komfortowymi kuluarami.
Część II – Rozwiązania
Najprostszym sposobem uniknięcia pułapek związanych z organizowaniem kongresów naukowych jest podjęcie działań uprzedzających ich wystąpienie. Te nieodzownie winny być związane z refleksją nad koncepcją merytoryczną kongresu i rozwiązaniami organizacyjnymi. Okazuje się, że „przetarte szlaki” w postaci powielania schematów
w zakresie rozwiązań organizacyjnych, mogą obniżać czujność i poziom krytyczności
w sytuacji podejmowania nowych wyzwań.
W przypadku realizacji konferencji „Poprawność polityczna…” postanowiliśmy zastosować inne podejście. Miało być ono nacechowane refleksyjnością połączoną
z krytyczną analizą doświadczeń własnych związanych z uczestnictwem w kongresach naukowych – to z jednej strony. Z drugiej zaś strony oparliśmy się na nierzadkich doświadczeniach w roli współorganizatorów tego typu przedsięwzięć. Wcześniejsze doświadczenia miały charakter wglądów częściowych, charakteryzujących się subiektywnością doświadczeń i przede wszystkim cząstkową odpowiedzialnością. Refleksyjność i krytyczność, w połączeniu z przyjęciem całkowitej odpowiedzialności wiążącej się z realizacją własnej konferencji, poskutkowały określeniem „słabych punktów” tego typu projektów. Przyjęły one postać tytułowych „7 grzechów głównych”.
Każdy ze wskazanych „grzechów” rozpatrywaliśmy w kategorii zadań do realizacji, szukając możliwie prostych rozwiązań. Poniżej przedstawiamy zaproponowane pomysły, które przechodziły „próbę ognia” i stanowiły podstawę do późniejszego formułowania wniosków.
Rozwiązanie pierwsze i drugie – Refleksyjny nabór i niehołdowanie pomnikom
Przyjęliśmy, że podstawowym obowiązkiem organizatorów konferencji jest wskazanie przestrzeni merytorycznej, swoistego axis mundi. Zagwarantowanie gościom możliwości wzięcia udziału w wydarzeniu naukowym o satysfakcjonującej jakości leży po stronie organizatorów. Mechanizmów budujących ową jakość może być kilka. Jasne sprecyzowanie kryteriów, „trafione” zaproszenia. Jednak za najważniejszy mechanizm budujący ową jakość uznaliśmy potrzebę selekcji, na wzór najlepszych i najbardziej prestiżowych czasopism naukowych.
Refleksyjny nabór uczestników zaczyna się już w momencie planowania wydarzenia. W naszym przypadku przyjęliśmy założenie optymalnej i maksymalnej liczby uczestników. Już na tym etapie byliśmy świadomi konieczności dokonania selekcji materiałów, które będą nadsyłane przez osoby chcące wziąć udział w konferencji. Liczba uczestników w najprostszy z możliwych sposobów określa wielkość konferencji i jednocześnie pozwala na szacowanie kosztów jej realizacji.
Wszelkie informacje dotyczące wymogów stawianych osobom zainteresowanym zostały umieszczone na witrynie internetowej konferencji[11]. Warto zauważyć, iż zasady te były proste, jednoznaczne i niezwykle czytelne. Stwierdziliśmy, że jako organizatorzy mamy pełne prawo wpływania na kształt konferencji. Tutaj również znalazły miejsce regulacje pozwalające przyjmować lub odrzucać składane propozycje wystąpień.
Nadsyłanie zgłoszeń uczestnictwa w konferencji powiązane było z koniecznością wypełnienia i przesłanie droga elektroniczną kwestionariusza. Osoby zgłaszające się, deklarowały chęć udziału biernego, bądź czynnego. Zgłoszenie referatu wymagało zamieszczenia w formularzu jego abstraktu. Udział w sesji posterowej możliwy był po podaniu tytułu wystąpienia/pracy[12].
Nad abstraktami toczyła się dyskusja, były one poddawane ocenia, a następnie przydzielane do grup tematycznych. Ostatecznie przyjęliśmy konwencję dwóch równolegle prowadzonych sekcji, skupionych wokół aspektów teoretycznych i praktycznych. Sekcje,
z uwagi na liczbę prezentacji, miały być prowadzone w dwóch sesjach, poprzedzanych sesjami posterowymi. Zapoznanie się z treścią referatów i wstępne ułożenie ich w grupach, sekcjach i sesjach pozwoliło oblec szkielet konferencji w ciało planowanych wystąpień. Kolejnym krokiem było przesłanie tego planu wraz z abstraktami członkom Rady Naukowej konferencji. Mieli on prawo zgłaszać swoje uwagi, część z tego prawa skorzystała – ten zabieg był niejako kolejnym etapem selekcji.
W praktyce okazało się, że na tym etapie odrzuconych zostało około trzydzieści procent nadesłanych zgłoszeń. W kilku przypadkach zaproponowaliśmy udział w odmiennej, niż pierwotnie zgłaszana, formie aktywności. Kilka osób zostało poproszonych o udział w sesji posterowej, a kilka zaproszonych do udziału w sesjach referatowych.
Dopiero uzyskanie akceptu[13] pozwoliło na realizację kolejnego etapu. Zgłaszającym się osobom przekazaliśmy informację o przyjęciu zgłoszenia do udziału w sekcji referatowej lub posterowej. W przypadku braku możliwości dopuszczenia do wystąpienia, podtrzymywaliśmy zaproszenia do udziału biernego w konferencji. Z uwagi na fakt, iż konferencja kierowana była również do młodszych stażem naukowców, związanych
z różnymi dyscyplinami naukowymi, założyliśmy, że brak automatycznego akceptu dla proponowanych wystąpień może przysłużyć się refleksji ich autorów, w zakresie możliwych powodów takiego stanu rzeczy. Przyjęliśmy, że jest niezwykle istotne, a przy tym
i pedagogiczne, by jakość budować w oparciu o tym podobne doświadczenia.
Na samej konferencji do minium ograniczyliśmy wystąpienia inaugauracyjne, otwierające wydarzenie[14]. Także krótki wgląd w program udawadnia, że panuje tam “bałagan” w odniesieniu to tytułów i stopni naukowych. To pośrednio dowodzi faktu, że nie one decydowały o porządku obrad, a decydowała o nim selekcja.
Rozwiązanie trzecie – Nie-kosztowność
Pięć miesięcy dzieliło moment ogłoszenia konferencji od jej realizacji. Dystans ten pozwolił wypracować i stworzyć odpowiednie mechanizmy oraz przedsięwziąć kroki, które pozwolą na utrzymanie stosunkowo niskiej odpłatności za uczestnictwo w wydarzeniu, przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiego standardu konferencji. Odpowiednie strategie
w odniesieniu do poszczególnych elementów, a co za tym idzie całościowych kosztów związanych z realizacją konferencji, pozwoliły na samofinansowanie przedsięwzięcia.
Pierwszym krokiem było zaplanowanie czasu trwania konferencji na jeden dzień.
U podstaw tej decyzji leżała analiza spotkań, w których uczestniczyliśmy. Ustaliliśmy, że największą wartością tego typu kongresów jest sposobność prezentacji własnych przemyśleń, dyskusje i możliwość publikowania. Przyjęliśmy, iż pozostałe punkty programów konferencyjnych, jakkolwiek miłe, w istotny sposób nie przyczyniają się do podnoszenia wartości tych wydarzeń.
Realizacja konferencji w ciągu jednego dnia oznacza możliwość wynajmu centrum konferencyjneg na krótszy czas, co oznacza również mniejszą liczbę przerw kawowych, w tym konkretnym przypadku jeden, aczkolwiek elegancki obiad w formie bufetu. Z drugiej strony znika konieczność opłacania kolacji i śniadań… W połączeniu z odpowiednio szybko dokonywanymi rezerwacjami i negocjacjom cen, udało nam się uzyskać bardzo dogodne warunki finansowe tej części przedsięwzięcia. Dzięki wyżej zaprezentowanym staraniom
i założeniom udało się zorganizować całość przedsięwzięcia w centrum konferencyjnym Hotelu Filmar w Toruniu.
Zorganizowanie konferencji w środkowej części dnia (w godzinach 9-15), dało szansę sporej części uczestników na dojazd na miejsce obrad rano i wyjazd po ich zakończeniu, czyli w tym samym dniu. W przypadku zaś osób przyjeżdżających z daleka, przekuwało się to na możliwość zmniejszenia liczby noclegów do adekwatnego minimum – jednego, a tylko
w nielicznych przypadkach dwóch noclegów. W odniesieniu do udogodnień związanych z tą kwestią wspomnieć należy możliwość wcześniejszej rezerwacji miejsca nnoclegowego. Na specjalnych warunkach – w postaci zniżki wynegocjowanej przez Organizatorów – w jednym z dwóch hoteli o zróżnicowanym, chociaż wciąż przyzwoitym standardzie, różniących się ceną, co oczywiste[15]. Usytuowanie obu miejsc hotelowych blisko ścisłego centrum miasta stanowiło naturalną zachętę do chociażby krótkiego spaceru po przepięknej, toruńskiej Starówce.
Elementem służącym szybkiemu i wczesnemu pozyskiwaniu uczestników było zróżnicowanie kwot “wpisowego” w zależności od czasu zgłoszenia udziału. Według oczywistej zasady im szybciej następuje zgłoszenie, tym mniej się płaci. Opłata wynosiła 160 zł we wczesnym terminie, 185 zł w standardowym i 235 zł w przypadku późnej rejestracji. Terminy zgłoszeń i odpłatności z nimi związane rozłożone były mniej więcej co miesiąc, przy czym ogłoszenie samej konferencji przypadło na ponad pięć miesiący wcześniej niż data konferencji, co dawało szansę przemyślenia problematyki i zaplanowania uczestnictw w tym wydarzeniu. Jednocześnie zadbaliśmy, by najwyższa kwota opłaty udziału w konferencji wciąż pozostała niewygórowaną.
Obniżenie opłaty konferencyjnej było możliwe również z innych względów. Wskazać tutaj można ograniczenie kosztów reklamy do absolutnego minimum, poprzez wykorzystanie cyfrowych mediów – zostanie to omówione szerzej w dalszej części. Podobnie jest
w kwestiach przygotowywania poszczególnych artykułów promocyjnych. Odpowiednio długi czas w połączeniu z posiadanymi umiejętnościami, pozwoliły nam na wykonanie projektu strony internetowej, logo konferencji, a także przygotowanie materiałów konferencyjnych do druku wraz z zaprojektowaniem zwyczajowych gadżetów. Przyjmując, iż rynkowa wartość tego typu usług jest wysoka[16], uzależniona od czasu, wielkości, nakładu i innych aspektów technicznych, uzyskaliśmy duże zmniejszenie kosztów. Wszystko dzięki pracy własnej, przy zachowaniu wysokiego poziomu estetyki i jakości oraz graficznej spójności wszystkich materiałów konferencyjnych i strony wizualnej przedsięwzięcia.
Naturalnym koleją rzeczy była konieczność druku i wytworzenia części materiałów konferencyjnych i zwyczajowych gadżetów. Okazało się, że standardowe procedury skazują organizatorów konferencji na korzystanie z usług wydawnictw uczelnianych, które nierzadko są drogie i działają wolno. Rynkowa rzeczywistość okazała się inna – przede wszystkim konkurencyjna cenowo, bardziej różnorodna i bezkonkurencyjna jeśli idzie o czas realizacji druku i dostarczenia gotowych materiałów[17].
Wysokie koszty uczestnictwa w konferencjach utrudniają lub odbierają możliwość uczestniczenia w nich wszystkim potencjalnie zainteresowanym – najczęściej młodszym przedstawicielom nauki. Utrudnienia formalne stoją niejako w sprzeczności z naturą ludzi, którzy w sytuacji konieczności kierują się kreatywnością w rozwiązywaniu konkretnych zadań. W sytuacji gdy obniżaniu kosztów nie towarzyszy obniżanie poziomu konferencji, a jednocześnie zwiększa się jej dostępność.
Rozwiązanie czwarte – Punktualność
W koncepcji naszego kongresu, czas poświęcony na wystąpienia uczestników był precyzyjnie określony, a prezentacje i ich kolejność starannie zaplanowane. Uwzględnieniono przerwy kawowe, połączone z sesjami posterowymi, jak i pozostałe – nie mniej ważne – części konferencji.
W naszym założeniu, konferencja miała się wyróżniać swoim modularnym charakterem. Dawał on uczestnikom możliwość budowania własnej ścieżki konferencyjnej
i wysłuchania wystąpień, których treścią byli najbardziej zainteresowani. Wyznaczyliśmy precyzyjne godziny każdej prezentacji, zapewniliśmy możliwość swobodnego poruszania się pomiędzy salami obrad w taki sposób, aby nie przeszkadzać referentom i publiczności. Planowanie ścieżki było też możliwe dzięki krótkim informacjom o treści każdego
z wystąpień, zamieszczanym w broszurze konferencyjnej. Ponadto, personel konferencyjny – w osobach naszych studentów – pomagał na bieżąco wyjaśniać wszelkie kwestie typu: „kto”, „co” ‚”gdzie” i „kiedy”. Wbrew pozorom dublowanie informacji, w sytuacji dynamicznych zmian, okazywało się bardzo potrzebne. Podkreślić należy, iż do takiego sposobu uczstnictwa w kongresie wszyscy uczestnicy byli zapraszani i namawiani już od momentu ogłoszenia konferencji – w informacjach ogólnych i zasadach szczegółowych regulujących przebieg wydarzenia. Informowaliśmy tam o możliwości przemeszczania się między sekcjami w trakcie ich trwani, udostępnialiśmy palny i porządki obrad. Przestrzeganie dyscypliny czasowej było tutaj oczywistym warunkiem osiągnięcia założonego sukcesu i realizacji przyjętego planu.
W celu usprawnienia przebiegu spotkania, jak wzmiankowano już powyżej, do jego realizacji włączeni zostali chętni do pomocy studenci. Pełnili wiele funkcji, z których jedną było utrzymanie dyscypliny czasowej w czasie przerw. Okazało się, że grzeczne przypomnienia uczestnikom konferencji o rozpoczynających się za chwilę obradach – ale, co istotne, nie o konieczności udania się na obrady – wystarczały, by te mogły odbywać się przy salach wypełnionych zainteresowanymi.
Nowe rozwiązanie zaproponowaliśmy w odniesieniu do prowadzenia obrad poszczególnych sekcji. Poprosiliśmy wybrane osoby, występujące w danych sekcjach,
o pełnienie roli prowadzących, jednocześnie zwalniając z konieczności dokonywania jakichkolwiek podsumowań, itp.[18] Zadaniem tych osób miało być zapraszanie kolejnych referentów (wliczając w to samych siebie) do zabrania głosu i uruchamianie zegara informującego o upływającym czasie wystąpień. Funkcja ta realizowana była za pomocą komputera wyświetlającego jednocześnie w sposób graficzny i alfanumeryczny upływający czas wystąpienia, na koniec którego pojawiał się sygnał dźwiękowy. Przewodniczący sekcji i referujący przez cały czas mieli jasną informację o pozostałym czasie. Dodać należy, iż wszyscy przewodniczący zostali odpowiednio wcześniej zaproszoni na specjalne spotkanie – rodzaj krótkiego szkolenia – w czasie którego zapoznaliśmy ich z zaproponowaną funkcją, szczegółami technicznymi i miejscem obrad.
Każda sesja miała ponadto swojego opiekuna technicznego, wyznaczonego przez organizatorów. Jego zadaniem było: wcześniejsze przegranie do komputerów prezentacji poszczególnych referentów, zapoznanie ich ze sposobem operowania pilotem zmiany slajdów oraz zarządzanie sprzętem nagłośnieniowym. Co oczywiste mieli też oni gwarantować spokojny przebieg obrad od strony techniczenj, natychmiast reagując
w sytuacjach kryzysowych. Osoby referujące zostały odpowiednio wcześnie zapytane
o potrzeby w tym zakresie, a prezentacje przegrane przed ich wystąpieniami, w sposób umożliwiający ich bezproblemowe, późniejsze uruchomienie. Ponadto personelem sal były też osoby podające mikrofon uczestnikom dyskusji zabierającym głos tuż po wystąpieniach, dzięki temu udało się oszczędzić czas i sporo kłopotów z przemieszczaniem się
i nagłośnieniem.
Oczywiście decydującą rolę w tym zakresie odgrywały osoby moderujące przebieg spotkania, w sposób grzeczny, ale jednoznaczny i stanowczy, miały prosić o zadawania krótkich pytań, udzielanie związłych odpowiedzi. Zabiegi te miały zapewnić rozpoczynanie kolejnych wystąpień we wskazanym wcześniej czasie.
Rozwiązanie piąte – Właściwa reklama
Refleksja w zakresie kwestii związanych z propagowaniem informacji dotyczących wydarzeń naukowych poskutkowała w naszym przypadku przyjęciem i wdrożeniem specyficznej strategii działań marketingowych. Polegały one na zamianie tradycyjnych, niefunkcjonalnych naszym zdaniem, dotychczasowych mechanizmów promowania konferencji, na te nowocześniejsze i co wazniejsze skuteczniejsze.
Uznaliśmy, iż współcześnie pierwszym miejscem informacji o przygotowywanej konferencji powinna być specjalna strona internetowa tego wydarzenia. Zadecydowały
o tym powszechność użycia medium jakim jest Internet.
Umieszczenie w jednym, centralnym miejscu wszystkich istotnych informacji z punktu widzenia organizatorów i potencjalnych uczestników, pozwoliło uprościć komunikację. Pozwoliło też obniżyć koszt konferencji poprzez brak konieczności druku dokumentów, zasad, zaproszeń, zawiadomień i przypomnień o terminach rejestracji. Zatem cała strona internetowa konferencji stanowiła jedną wielką reklamę tego wydarzenia, promując je
w sferze publicznej w sposób wieloaspektowy, adekwatny do złożoności tegoż przedsięwzięcia.
Wykorzystanie cyfrowej infrastruktury rozszerzyliśmy o kilka innych możliwości propagowania informacji o konferencji. W pierwszym rzędzie stworzyliśmy imienną bazę adresów e-mail wszystkich potencjalnie zainteresowanych osób ze środowiska naukowego[19]. Równocześnie powstała baza mailowa instytucji naukowych i badawczych, do których wysyłaliśmy informacje o konferencji wraz prośbą o rozpropagowanie informacji o niej wśród swoich pracowników.
Kierowanie imiennych zaproszeń sprawiło, iż otrzymaliśmy mnóstwo listów zwrotnych – z potwierdzeniem udziału. Co ciekawe, i jednocześnie ważne w aspektach organizacyjnych, część z odpowiadających na zaproszenie osób informowała, iż poprzez instytucje macierzyste i oficjalne kanały dystrybucji tego typu informacje do nich nie dotarły.
Równocześnie, w porozumieniu z partnerami medialnymi – patronem wydawniczym
i pismami współpracującymi – uzyskaliśmy możliwość nieodpłatnego anonsu wydarzenia, na ich łamach i stronach www. Uznaliśmy, że z uwagi na swoją fachowość, pisma te są miejscami odwiedzanymi przez osoby potencjalnie zainteresowanymi udziałem
w proponowanej przez nas konferencji.
Z pewnością prestiżu naszej konferencji i jej rangi dodawało zaproszenie do Rady Naukowej znamienitych przedstawicieli nauki, w większości uznanych autorytetów. Również zaproszenie do udziału w części plenarnej konferencji gości specjalnych, wzmacniało medialność tego wydarzenia. Zaproszenie przyjęli: Bronisław Wildstein, Katarzyna Kłosińska, Jerzy Wenderlich[20] i Maja Branka. Goście reprezentowali mocno zróżnicowane podejścia do tematyki poddawanej dyskusji. Różnice były zarówno od strony osobistych doświadczeń związanych z ‚polityczną poprawnością’, jak również merytorycznej oceny i kwalifikowania tego fenomenu.
Kolejnym, nie mniej znaczącym aspektem związanym z reklamą konferencji, było zamieszczenie informacji o tym wydarzeniu w internetowych portalach konferencyjnych. Koszt tych ogłoszeń był zerowy jeśli idzie o wydatki pieniężne, ale ceną był spam.
W rozrachunku uznaliśmy, że zabieg rozpraszania informacji o konferencji w sieci Internet, był właściwy i opłacalny.
Jeszcze jednym kanałem upowszechniania informacji o konferencji stały się popularne, nie tylko wśród młodszej części internautów, media społecznościowe – Facebook
i Twitter. Oczywiście całość należy uzupełnić o “tradycyjne” sposoby anonsowania wydarzeń naukowych, czyli bezpośrednie rozmowy i “szeptany marketing”.
Dla wypromowanie wydarzenia użyliśmy także plakatów, ale z uwagi na lokalność
i ograniczoną skuteczność takich materiałów, użyliśmy ich w ilości nieznaczącej przy mnogości elektronicznych zaproszeń. Zostały one rozwieszone w macierzystej jednostce – na terenie Uniwersytetu Mikołaja Kopernika i ‚miejscach zaprzyjaźnionych’, czyli niektórych uczelniach, w murach których przebywaliśmy sami, bądź zostaliśmy poproszeni
o dostarczenie plakatów przez osoby nimi zainteresowane.
Rozwiązanie szóste – Wartościowe publikacje
W miejsce zbiorczych prac pokonferencyjnych zaproponowaliśmy odmienny sposób prezentacji własnych tekstów. Na wielele miesięcy przed kongresem, porozumieliśmy się
z wybranymi czasopismami naukowymi w sprawie współpracy[21]. W porozumieniu z nimi, umożliwiliśmy uczestnikom konferencji publikację swoich tekstów w wybranych
i wskazanych przez nich periodykach. W tym miejscu podkreślić należy fakt, że prawo publikacji dotyczyło wszystkich czynnych uczestników konferencji, biorących udział bądź
w sesjach panelowych, bądź w sesjach posterowych.
Wyróżnikiem zaproponowanego rozwiązania jest przede wszystkim fakt umożliwienia publikacji wszystkich materiałów, które przejdą preselekcję i dostaną akceptację czasopism. Akceptacja miała dotyczyć zarówno strony technicznej, jak i merytorycznej. W każdym innym przypadku, osoby chcące publikować w nich muszą samodzielnie zabiegać o taką możliwość, co poza spełnieniem, wzmiankowanych wcześniej, wymogów formalnych, wiąże się z długim czasem oczekiwania na publikację – siękającym nawet 24 miesięcy. Najlepszą egzemplifikacją jest tutaj przykład kwartalnika ,Kultura i edukacja’, w którym z uwagi na rangę czasopisma
i rzadkość emisji poszczególnych numerów, możliwość spontanicznej publikacji jest niezwykle trudna i odległa.
Z tej perspektywy patrząc, zaproponowane uczestnikom rozwiązanie jest nader atrakcyjne. Daje realną szansę publikacji w uznanych w świecie nauki periodykach,
z pierwszeństwem publikacji przy spełnieniu warunków dopuszczających dla możliwości ich druku. Atutem takiej formy publikowania bez wątpienia jest renoma wybranych przez organizatorów czasopism w świecie nauki, ich wieloletnia tradycja, ale też tematycznych rozpiętości naukowych refleksji i merytorycznej wartości, jaką prezentują.
W tym miejscu zauważyć należy, że pojawienie się tekstu w takich właśnie renomowanych czasopismach, daje szansę realnej i konstruktywnej dyskusji pomiędzy badaczami. ‚Obecność’ w nich jest zwyczajnie znacząca i niejako wręcz obowiązkowa, zwłaszcza dla młodszych naukowców aspirujących do elity naukowego świata. Dla uczestników konferencji nie bez znaczenia jest również fakt punktowania artykułów w tychże czasopismach, jak również możliwość publikowania w czasopiśmie obcojęzycznym, wydawanym poza Polską.
Rozwiązanie siódme – Odpowiedznia infrastruktura
Wybór miejsca realizacji naszej konferencji dokonany został w myśl prostej zasady, mówiącej, że sale konferencyjne, zaplecze hotelowe i restauracja, muszą znajdować się
w jednym miejscu.
W przestrzeni naszych zainteresowań znalazły się placówki świadczące tzw. “usługi konferencyjne”. Wskazane pojęcie jest na tyle ogólne, iż naturalną koniecznością stało się zrewidowanie deklarowanej jakości usług. W praktyce oznaczało to przygotowanie wstępnych, choć jednocześnie precyzyjnie określonych, warunków dotyczących potrzeb konferencji i rozesłanie zapytań ofertowych. Było to rodzaj swoistego przetargu. Wymagania techniczne związane były z lokalizacją obiektu, usytuowaniem sal konferencyjnych, ich wielkością i możliwością adaptacji przestrzeni w trakcie dnia. Warunkiem było zapewnienie, bezproblemowej komunikacji pomiędzy salami. Osoby zainteresowane konkretnym wystąpieniem musiały mieć możliwość dołączania do grupy konferującej nie tylko w czasie przerw pomiędzy obiema sesjami, ale przede wszystkim w trakcie ich trwania. Ponadto pod uwagę brane były aspekty techniczne związane z udostępnieniem zestawu nagłośniającego. W jego skład wliczane były mikrofony stacjonarne dla prowadzącego i osób referujących oraz mikrofony bezprzewodowe służące osobom z audytorim w trakcie dyskusji. Kolejnym elementem było zapewnienie komputerów podłączonych do rzutników wraz z urządzeniami bezprzewodowej komunikacji pozwalającej na zdalną zmianę slajdów (w razie takiej potrzeby), wraz z udostępnieniem w pełni funkcjonalnego stosownego oprogramowania. Wszystkim uczestnikom udostępniony został bezprzewodowy, darmowy dostęp do Internetu[22].
Inną, chociaż nie mniej ważną, kwestią było usytuowanie sal konferencyjnych
w stosunku do foyer, w przestrzeni którego ulokowana miała być sesja posterowa. Kuluary
w założeniu miały umożliwiać, a nawet zachęcać, do bezpośrednich kontaktów i interakcji między wystawiającymi plakaty, a pozostałymi uczestnikami konferencji.
Osobną część warunków stanowiły zapytania o możliwości i warunki kwaterowania uczestników. Prosiliśmy też o wycenę “przerw kawowych” i dość wystawnego obiadu
w postaci bufetu.
Dodatkowo należało rozpatrzeć jeszcze miejsce na usytuowanie recepcji konferencji – pierwszego i najważniejszego strategicznie miejsca formalnego kontaktu zaproszonych gości i uczestników z organizatorami. W recepcji odbywało się wydawanie materiałów konferencyjnych, identyfikatorów, dokumentów i poświadczeń (delegacje), jak również udzielano informacji.
W audycie kilku placówek, które zgłosiły swoją ofertę organizacji konferencji okazało się, że w zakresie wynajęcia sal konferencyjnych w kompleksach hotelowych, w połączeniu
z możliwością wykorzystania części hotelowej i restauracyjnej, Toruń ma do zaoferowania kilka rzeczywiście urokliwych i wysoce funkcjonalnych miejsc. Naszą uwagę skupiły te, zlokalizowane w centrum miasta, co jest nie bez znaczenia dla odwiedzających nasz gród gości konferencyjnych, pragnących wykorzystać czas spędzony tutaj na bliższe poznanie miasta. Wiele przesłanych ofert centrów konferencyjnych proponowało podobny standard
i zapewniało pełną realizację naszych potrzeb dotyczących infrastruktury. Wobec powyższego kryterium decydującym o wyborze miejsca obrad była najatrakcyjniejsza cena.
Doświadczenie pokazało też, że nawet najbardziej nowoczesne obiekty uniwersyteckie – np. budynek toruńskiego Collegium Humanisticum (‚nafaszerowany’ elektroniką i automatyką i mediami komunikacyjnymi) – w żaden istotny sposób nie stanowią konkurencji dla tzw. “centrów konferencyjnych”’. Decydowały o tym różnice w funkcjach jakie mają spełniać. Jedne mają umożliwiać działania stricte akadmickie, dydaktyczne, inne tworzone są z myślą właśnie o kongresach.
Część III – Rachunek sumienia
Zachowując obiektywizm należy jednak skonstatować, że nie wszystko w poszło
w 100% tak jak zakładaliśmy.
W zasadzie wszystkie problemy mogłyby zostać przyporządkowane do dwóch grup. Pierwsza to problemy z administracją, a w zasadzie biurokracją. Druga do porażki
związane z mentalnością uczestników: nawykami, przyzwyczajeniami, ale i odwrotnie nieumiejętnością odnalezienia się w nowych zasadach.
Przystępując do realizacji konferencji mieliśmy jedną, jak się okazało płonną, nadzieję związaną z podstawową obawą o rafy administracji. Okazało się, że musieliśmy zmierzyć się
z całym stosem dokumentów do wypełnienia. Największym problemem były wszelkiej maści rozliczenia. Praktyka pokazała, że organizator konferencji nie ma swobody dysponowania pozyskanymi środkami finansowymi. Stanem normalnym byłby ten, gdzie organizatorzy mogliby wydatkować zgromadzone środki swobodnie, każdorazowo uzyskując na ten cel zgodę przełożonego i dokumentując wydatek rachunkiem, fakturą. Niestety jak się okazuje są obszary, w których to tak nie działa.
Dobitnym przykładem absurdu bywa postawa niektórych wydawnictw uczelnianych. Chcąc przygotować materiały konferencyjne należy się do wydawnictwa obowiązkowo zgłosić i o ile są tam możliwości techniczne na wykonanie naszego zlecenia to trzeba (sic!) taką ofertę przyjąć. Nawet jeśli przedstawiona oferta będzie daleko droższa od tej usługodawców zewnętrznych, a proces produkcji miałby trwać wiele tygodni.
W tym miejscu należy wyraźnie zaznaczyć, że konferencja miała charakter samofinansujący – od nikogo nie chcieliśmy nawet złotówki. O korzyściach płynących dla uczelni, takich jak promowanie jej przy okazji promowania konferencji nie trzeba wspominać. Do nikogo powyższe argumenty nie przemawiały. Są przepisy i już…
Przykrym doświadczeniem, nie tylko dla organizatorów, była kwestia rozliczeń
z gośćmi specjalnymi, którzy ze względu na specyficzne tempo „młyńskich kół księgowych” na należne wynagrodzenie czekali przez 4 miesiące.
Przykłady podobnych kłód w odniesieniu do miejsca organizacji konferencji, czy zakupu niezbędnych artykułów, można by jeszcze długo mnożyć. Momentami okazywało się, że w celu zrealizowania konferencji musieliśmy się metodami ocierać o „kreatywną księgowość”. Nie jeden raz, dla świętego spokoju, decydowaliśmy się jakieś drobniejsze kwoty pokrywać z własnej kieszeni, bo problemy rozliczeniem i narażanie się na podejrzenia, nie były tego warte. To jednak chyba zjawisko występujące dość często wśród organizatorów sympozjów.
Na drugim biegunie doświadczeń z administracją, biurokracją były te w centrum konferencyjnym, czy u innych usługodawców. Tu wszystko było na czas, przy minimum formalności. W zasadzie prawie wszystko można było uzgodnić przez telefon, czy drogą mailową. Co bodaj najistotniejsze, pomimo swoistego kredytowania (zapłata ”z dołu”) nikt nie traktował nas jak potencjalnych oszustów.
Drugą grupą problemów, jak zapowiadano wcześniej, były postawy samych uczestników. Planując konferencję, zdając sobie sprawę z jej nowatorskiego charakteru
i rozwiązań, mieliśmy na uwadze szczególnie staranną i wielokanałową informację. Po pierwsze reguły na stronie konferencji. Po drugie konieczna dla rejestracji akceptacja zasad konferencji. Po trzecie informacje o programach i po czwarte regulacje przekazywane drogą mailową do wszystkich uczestników.
Największym problemem okazał się czas dla wygłoszenia referatów. Pomimo faktu, że we wszystkich ww. kanałach informowaliśmy o 12 przysługujących minutach, sytuacją częstą było nie mieszczenie się w czasie. Zdarzały się też z tego powodu pretensje do prowadzących sesje. Mimo zastosowania zegarów, które odliczały czas – referenci mieli je ciągle na widoku – pomimo presji wyraźnych godzin w programie i pomimo próśb, takie przypadki się zdarzały. Tu wina leży po stronie niewłaściwie przygotowanych uczestników. Doświadczenie zdobyte na dobrych, konferencjach zagranicznych[23] pokazuje, że uczestnicy nawykli do kultury konferencyjnej nie mają problemów z czasem. Niestety dla niektórych doświadczenia te były najwyraźniej obce.
Problemy były także w niezrozumieniu idei sesji posterowych. Po pierwsze trafiały się osoby, które zupełnie nie rozumiały na czym taki typ prezentacji polega i na przykład wieszały plakaty natychmiast się od nich oddalając i nie dając zwiedzającym szans na pytania i dyskusje. Jedna z uczestniczek żądała mikrofonu, aby stojąc przy swoim plakacie móc na raz mówić do wszystkich zgromadzonych na przerwie kawowej, zapominając zupełnie
o „dobrowolności” udziału w takich prezentacjach.
Drugim problemem w rozumieniu sesji posterowych było traktowanie ich jak gorszej formy wystąpienia. Zupełnie inna przyświecała nam idea. Za cel postanowiliśmy sobie zmienić postrzeganie tej formy prezentacji. Wychodziliśmy z założenia, że pewne tematy, opracowania lepiej zostaną ukazane w trakcie takiej sesji niż w formie tradycyjnego referatu. Dotyczyło to szczególnie tych propozycji, w których kluczowy wydawał się dialog ze słuchającymi. Pomimo naszych wysiłków niektóre z osób ciągle traktowała propozycję występu w sesji posterowej jako swoistą porażkę.
Innym problem bywało mylne rozumienie konferencji – jej istoty. Chyba tylko tak można tłumaczyć fakt, że dla wielu uczestników konferencja miała sens, tylko wtedy, kiedy oni sami na niej wystąpią. Od początku oczywisty wydawał nam się fakt, że spotkania takie mają przede wszystkim walor poznawczy. Uczymy się nowych rzeczy, dyskutujemy, wymieniamy poglądy. Przyzwyczajenie, złe przyzwyczajenie, nakazywało oczekiwać możliwości wystąpienia tylko ze względu na uiszczenie opłaty konferencyjnej.
Nie zawsze też w roli prowadzących potrafiły się odnaleźć osoby przez nas do tej roli zaproszone. Kolejny raz przyzwyczajenie i źle rozumiana kultura nie pozwalały skutecznie egzekwować porządku obrad. Tu można też doszukiwać się naszej winy, być może z większą starannością powinniśmy byli dobierać kandydatury, choć trudno tu było o jakieś jasne kryteria, którymi powinniśmy się kierować. Zdarzyło się też, że jedna z osób poproszona
o pełnienie tej funkcji w sposób zdecydowany i niewybredny odmówiła porównując tę funkcję do… woźnego. Za sukces poczytujemy sobie fakt, że udało nam się uniknąć prowadzących, którzy sami swoimi wypowiedziami burzą ład programu wystąpień.
Na osobny akapit zasługują problemy z publikacjami. Jakkolwiek występowaliśmy
w roli tylko pośredników – między uczestnikami konferencji, autorami, a wydawcami czasopism – to nie uniknęliśmy problemów. Pierwszym okazał się trud z dotrzymaniem terminu złożenia tekstów. Jak się okazało 2 miesiące od zakończenia konferencji (i kilka miesięcy przed) to za mało dla niektórych autorów. Jasne się wydaje, że część osób nie jest
w stanie w tym czasie ukończyć, przygotować tekstu do publikacji, nie są jednak jasne pretensje do organizatorów o „trzymanie się terminu” (sic!). Pewnie już tylko zaniedbaniem jest dostarczanie tekstów, które nie spełniały edytorskich wymagań wydawnictw. Tu zapewne zabrakło przekonania o tym, że to na pewno konieczne. Pomimo jasnej informacji w listach do autorów, osobnego punktu w zasadach konferencji, a nawet odnośników do wymagań edytorskich poszczególnych czasopism, nie zawsze teksty spełniały kryteria.
Jak widać powyższe problemy z uczestnikami mają swoje dwa zupełnie skrajne powody. Albo nawykli oni, przez bogate doświadczenia, do starych dysfunkcyjnych wzorów, albo przeciwnie – brakowało im doświadczenia konferencyjnego jako takiego[24].
Podsumowanie
Z perspektywy kilku miesięcy należy ocenić konferencję jako bardzo udane przedsięwzięcie organizacyjne. Potwierdzają to docierające do nas opnie uczestników, ukazujące się w czasopismach sprawozdania, jak i nasze własne odczucia. Daje nam to przeświadczenie o tym, że zaproponowane rozwiązania były właściwe, a kierunek zmian poprawny. Z pewnością pomimo problemów, które wystąpiły zaproponowane rozwiązania należy wdrażać, propagować, a tam gdzie to konieczne dalej udoskonalać. Ponadto żywimy nadzieję, że tekst ten ma szanse na rozpoczęcie debaty o kongresach naukowych w Polsce – ich celach, jakości, że wróci nieco zaniedbany dyskurs o metodyce konferencji – co da początek koniecznym zmianom[25].
[1] Prócz autorów poniższego tekstu, organizatorem i jednym z filarów przedsięwzięcia była dr Dagna Dejna.
[2] Choć świadomi jesteśmy różnic, które występują między pojęciami konferencja-kongres-sympozjum, pozwalamy sobie ich używać zamiennie. Zabieg ten ma służyć ułatwieniu czytania tekstu, bez nadmiaru powtórzeń.
[3] Tutaj na miejscu będzie przywołanie szkicu Lecha Witkowskiego, Cztery ligi w nauce polskiej, Acta Universitatis Nicolai Copernici, Pedagogika, XXV
[4] Własne doświadczenie konferencji na południu Polski z maja 2011 r.
[5] Ze wspomnień K. Sośnickiego – źródło własne.
[6] Widywaliśmy już kartki, dzwoneczki, pomysł na wstawanie przewodniczącej na znak pozostałych 5 minut i wszelkie techniki migowe. Nic nie działa.
[7] Kolejne doświadczenie własne.
[8] Kolejne doświadczenie własne – tak nieliczna sekcja obradowała w czerwcu na Cyprze w 2010 r. sam byłem jej częścią –F.N.
[9] Marian Grabowski w znakomitej pracy „Istotne i nieistotne w nauce” (Toruń, 2000) pisał: “Sterty naukowego śmiecia mają swoich wytwórców. Są to rzesze ludzi znakomicie prosperujących w realiach współczesnej nauki, którzy dzięki banalnym wynikom uzyskują naukowe tytuły, pieniądze na badania, publikują stosy artykułów i książek. Miernota tłumnie wypełnia badawcze instytucje, uniwersytety. Rzesza producentów naukowej tandety kształtuje w znaczący sposób dzisiejsze oblicze nauki”.
[10] 40 000 znaków ze spacjami
[11] W istocie, strona WWW konferencji była najważniejszym miejscem przepływu informacji pomiędzy uczestnikami a organizatorami. Więcej o tym rozwiązaniu w dalszej części opracowania. Strona jest nadal dostępna w sieci Internet pod adresem: poprawnosc.pl
[12] Istnieje możliwość tworzenia elektronicznych, prostych i dowolnie złożonych formularzy zgłoszeniowych. Narzędzia temu służące są dostępne nieodpłatnie. Dopiero po przekroczeniu określonej liczby zgłoszeń generowanych za ich pomocą w określonym czasie (więcej niż 100 zgłoszeń/miesiąc), może pojawić się konieczność uiszczania opłat za usługę. Wzmiankowany mechanizm (formularz, w połączeniu z usługą) tworzył w czasie przyrostową bazę danych, w postaci plików popularnego MS Excell’a. Scentralizowanie systemu, jego ujednolicenie i prostota obsługi leżąca po stronach osób wypełniających formularz i osób odbierających elektroniczne zestawienia jest niezmiernie wygodne i praktyczne. Jest również relatywnie najtańszym sposobem organizowania kwestii zgłoszeniowych, zgłaszania ewentualnych potrzeb noclegu, faktury, potwierdzenia udziału w konferencji, etc.
[13] Jeden z terminów, który wprowadziliśmy do naszego słownika w czasie przygotowania konferencji – oznaczający zatwierdzenie propozycji wystapienia.
[14] Dziekan, Rektor i Filip Nalaskowski jako pomysłodawca – całość nie więcej niż 15 minut.
[15] Wynegocjowany koszt noclegu w jednoosobowym pokoju, w trzygwiazdkowym hotelu na starówce – wynosił 100zł; nocleg w czterogwiazdkowym hotelu konferencyjnym, również usytuowanym w centrum miasta – w pokoju jednoosobowym, kosztowałby 220zł.
[16] Przykładowo: projekt logo wykonany przez profesjonalistę kosztuje od kilkuset do kilku tysięcy złotych.
[17] Koszt wytworzenia kompletu materiałów konferencyjnych wyniósł 10,5zł. W komplecie znajdowały się: kolorowa teczka konferencyjna z bloczkiem (20stron/A4) i wysokiej jakości długopisem z logo konferencji, identyfikator ze smyczą z nadrukiem logo oraz broszura (format B6, 16 stron, kolorowa okładka), zawierająca plan wystąpień wraz z abstraktami, danymi dostępowymi do bezpłatnej dla uczestników bezprzewodowej sieci Internet oraz menu obiadu w formie bufetu.
[18] W zachodnioeuropejskiej konwencji konferencyjnej funkcjonuje pojęcie ‚chairman’ odnoszące się do osoby wybranej spośród uczestników, która przejmuje obowiązek formalnego kierowania daną sekcją w czasie jej trwania. Jest to powszechna praktyka chociaż nie jedyna i nie dominująca, podpatrzona w czasie konferencji realizowanych poza granicami naszego kraju; nie budząca kontrowersji i emocji w uczestnikach konferencji, których byliśmy świadkami.
[19] Przy tej okazji okazało się, jaką kulturę prezentuje spora część Polaków, również ludzi związanych z kształceniem wyższym i nauką w ogólności, w zakresie zasad tzw. netykiety, czyli zasad zachowania się w cyfrowej rzeczywistości. Nagminną wręcz jest sytuacja, w której korespondenci poczty elektronicznej nie ukrywają adresów e-mail osób trzecich, dopuszczając się sytuacji tak nieuprawnionego jak powszechnego rozpraszania tych informacji w sieci Internet. Z obowiązku dodam, iż z naszej strony, jako organizatorów, dochowaliśmy zasad netykiety w tym zakresie.
[20] Z powodu zwołania nadzwyczajnego posiedzenia Sejmu RP, pełniący funkcję Marszałka Jerzy Wenderlich w ostatniej chwili był zmuszony odwołać udział w konferencji.
[21] Kultura i Edukacja jako patron wydawniczy (12 punktów) i czasopisma współpracujące: Journal of Faculty of Education – Cukurowa University (Turcja, 18 punktów), Przegląd Pedagogiczny i Wychowanie Na Co Dzień.
[22] Po podaniu hasła, znajdującego się w broszurze konferencyjnej.
[23] Na przykład coroczny INTED w Walencji.
[24] Właśnie tak interpretowałbym uwagi p. Parek, która na lamach Historii i kultury, w swoim, skądinąd ciekawym i drobiazgowym sprawozdaniu, daje dwie uwagi krytyczne. Pierwsza o za krótkim czasie wystąpień, bo nie wszyscy referujący się mieścili. Druga o tym, że były dwie równoległe sesje i część referatów ją mogła ominąć.
[25] Wśród owych zmian warto postulować objęcie oceną parametryczną –„punktami” konferencji. Podobnie jak ma to miejsce wśród czasopism – niech udział w najlepszych konferencjach będzie odnotowywany parametrycznie. Przy spełnieniu odpowiednich wystandaryzowanych warunków (np. dotyczących zasięgu, jakości, selekcji, systematyczności odbywania) warto za udział w nich także przyznawać punkty i traktować je jako znaczącą część dorobku.